Содержание

Как правильно оформить личные дела педагогических работников

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

  1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
  2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
  3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
  4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
  5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
  6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

  • Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
  • Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
  • Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
  • Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

  • оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
  • собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
  • увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2019 года

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

Документы для личного дела работника и его формирование

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Читать еще:  Как правильно наносить грунтовку на потолок

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей разных уровней;
  • ключевые специалисты;
  • сотрудники, несущие материальную ответственность;
  • кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

    Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

  • Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
  • Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
  • В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
  • Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
  • В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
  • Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
  • Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
  • Какие документы включаются в состав личного дела

    Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

    Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

    1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
      • резюме;
      • документы об образовании и квалификации;
      • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
      • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
      • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
      • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
      • данные медосмотра;
      • заполненная анкета (если это предусмотрено);
      • заявление о трудоустройстве;
      • копия приказа о приеме;
      • заключенный трудовой договор и т.д.
    2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
      • различные квалификационные удостоверения;
      • водительские права;
      • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
      • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
      • должностная инструкция;
      • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
      • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
      • акты о прохождении аттестации;
      • данные очередных медосмотров;
      • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
      • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
      • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
      • заявления на отпуск;
      • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
    3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
      • заявление на увольнение;
      • копия приказа об увольнении;
      • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
      • свидетельство о смерти сотрудника.

    Как правильно оформить личное дело

    Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:

    • первичное заведение личного дела;
    • внесение в него новых записей и документов;
    • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
    • при необходимости заверение копий;
    • внутренняя опись входящих в дело документов;
    • плановая проверка состояния личных дел;
    • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
    • хранение дел;
    • помещение неактуальных дел в архив.

    ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

    Обложка личного дела

    Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

    • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
    • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
    • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
    • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
    • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
    • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
    • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
    • срок хранения дела.

    Опись состава личного дела

    Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

    Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

    Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

    Порядок ведения личных дел педагогических работников в учреждении
    методическая разработка по теме

    Кадровое делопроизводство в ОУ зачастую ведет секретарь или лицо, назначенное приказом директора ОУ. В действительности ведение этого направления деятельности учреждения поручается одному их заместителей директора по УВР. Как правильно и эффективно организовать свою работу? Единственный правильный путь — это разработка документов, помогающих соблюдать нормы трудового права. Предлагаю один из таких документов — «Порядок ведения личного дела сотрудников МБОУгимназии № 2»

    Предварительный просмотр:

    Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников

    МБОУ гимназии № 2

    1.1. Порядок определяет ведение личных дел педагогов и сотрудников учреждения.

    1.2. Порядок разработан в соответствии с:

    • Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
    • Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
    • Трудовым кодексом РФ;
    • Коллективным договором ОУ;
    • Уставом гимназии.

    1.3. Ведение личных дел педагогов и сотрудников возлагается на лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства.

    2. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ

    2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников гимназии производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.

    2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников гимназии вкладываются следующие документы:

    • Заявление о приеме на работу;
    • Автобиография;
    • Копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
    • Копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
    • Копия идентификационного номера налогоплательщика;
    • Копии документов об образовании;
    • Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
    • Копия трудовой книжки;
    • Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
    • Копия свидетельства о заключении (расторжении) брака;
    • Копии свидетельств о рождении детей;
    • Копии документов о награждениях;
    • Копии аттестационных листов;
    • Копии удостоверений о прохождении курсов, экспертные заключения.
    Читать еще:  Как правильно делать массаж живота ребенку

    2.3. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

    3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

    3.1. Личное дело педагогов и сотрудников учреждения ведется в течение всего периода работы сотрудника.

    3.2. Ведение личного дела предусматривает:

    • Размещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:

    — Личный листок по учету кадров (обновляется каждые 10 лет работы);

    — Дополнение к личному листку по учету кадров (обновляется при существенных изменениях персональных данных);

    — Автобиография (обновляется каждые 10 лет работы);

    — Копии документов об образовании;

    — Копия приказа о приеме на работу;

    — Документы о повышении квалификационного уровня: аттестационный лист, удостоверение о прохождении курсов, экспертное заключение;

    — Копии документов о награждении, поощрении;

    — паспорта (страницы с персональными данными, местом регистрации);

    — военный билет (для военнообязанных лиц);

    — свидетельство о браке, расторжении брака (если такое имеется);

    — свидетельства о рождении детей;

    — страхового свидетельства пенсионного фонда;

    • Ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников учреждения на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.
    • Листы документов, подшитых в личное дело, подлежащему архивации, нумеруются.
    • Личное дело регистрируется в журнале « Учет личных дел»
    • Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
    • Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.

    4. ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

    4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников ОУ организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:

    • Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
    • Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.
    • Личные дела сотрудников хранятся в сейфе.
    • Доступ к личным делам педагогов и сотрудников ОУ имеют только лица, определенные приказом директора.
    • Систематизация личных дел педагогов и сотрудников производится в алфавитном порядке.
    • Личные дела педагогов и сотрудников школы хранятся 75 лет с года увольнения работника.

    5.ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

    5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора ОУ. Время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за ведение и учет личных дел обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

    5.2. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.

    6.1. Педагоги и сотрудники ОУ обязаны своевременно представлять сведения об изменении персональных данных, включенных в состав личного дела.

    6.2. Работодатель обеспечивает:

    • сохранность личных дел педагогов и сотрудников ОУ;
    • конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ.

    7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ,

    педагоги и сотрудники ОУ имеют право:

    • Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
    • Получить доступ к своим персональным данным;
    • Получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
    • Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных

    работодатель имеет право:

    • Обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников ОУ, в том числе и на электронных носителях;
    • Запросить от педагогов и сотрудников ОУ всю необходимую информацию.

    По теме: методические разработки, презентации и конспекты

    В данном методическом пособии представлено описание структуры и содержания экспертного заключения на примере экспертного заключения на педагогического работника общеобразовательного учреждения по долж.

    Цель мастер-класса:Создание личного сайта в сети Интернет.

    Личный вклад педагогического работника в повышение качества образования, совершенствование методов обучения и воспитания, транслирование опыта практических результатов деятельности.

    Формирование современной образовательной среды, продукты интеллектуальной деятельности, транслирование опыта, участие в инновационной деятельности. Повышение уровня профессиональной деятельности.

    1. Совершенствование методов обучения и воспитания через проведение открытых уроков/занятий на МО муниципального уровня (экспертный лист оценивания, протокол посещения первого открытого урока от МО му.

    5.1. Формирование современной образовательной среды (создание учебного кабинета, творческой лаборатории, мастерской, музея и т.п.)5.2. Продукты интеллектуальной деятельности педагога, использование но.

    Личный вклад педагогического работника в повышение качества образования, совершенствование методов обучения и воспитания, транслирование в педагогических коллективах опыта практических результатов сво.

    Ведение личных дел работников школы

    Формирование и ведение личных дел работников школы или иной образовательной организации является распространенной практикой. При этом действующее законодательство не устанавливает для работодателя обязанность по ведению личного дела на педагога или иного работника организации. Ведение личного дела является обязательным для отдельных категорий работников. Указанные категории работников определяются федеральным законодательством, например:

    • государственные служащие (п. 5 ч. 1 ст. 44 федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
    • муниципальные служащие (п. 5 ст. 28 федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

    В образовательных организациях личные дела работников формируются зачастую без какого-либо правового обоснования. Структура личных дел не выстраивается. В личном деле в хаотичном порядке хранятся копии личных документов, заявлений и приказов, поощрительных грамот и так далее. Бессистемное и необоснованное хранение документов, в том числе относящихся к персональным данным работников, может служить основанием для привлечения работодателя к ответственности.

    [stextbox id=’warning’ shadow=»false»]Принимая решение о необходимости ведения личных дел, руководитель образовательной организации принимает на себя ответственность за обеспечение сохранности персональных данных работников.[/stextbox]

    Ведение личных дел работников школы: правовые основания

    Правовым основанием ведения личного дела работника образовательной организации будет выступать локальный нормативный акт работодателя. Это может быть положение или порядок ведения личного дела работника образовательной организации. Нормативный акт должен регламентировать порядок ведения и перечень документов, содержащихся в личном деле.

    При принятии нормативного акта необходимо соблюдать требования ч. 3 ст. 30 федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в части учета мнения представительного органа работников образовательной организации.

    Учитывая специфику деятельности образовательной организации, полагаем целесообразно разделить личное дело работника и портфолио педагога на самостоятельные документы.

    Примерная структура личного дела работника

    В личном деле работника целесообразно консолидировать следующие документы:

    • согласие на обработку персональных данных;
    • документ, подтверждающий факт ознакомления работника с локальными нормативными актами;
    • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
    • копию приказа о приеме на работу;
    • копию документа, подтверждающего образовательный ценз работника (при необходимости);
    • справку о наличии/отсутствии судимости;
    • документы, подтверждающие прохождение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований (при необходимости);
    • итоги аттестации (действующей);
    • договор о материальной ответственности (в случае заключения);
    • иные документы, необходимые работодателю для обеспечения трудовых прав работника.

    Можно или нет хранить в личном деле копию паспорта или диплома работника?

    Сказать категорично “ДА” или “НЕТ” нельзя. Законодательством установлено, что субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Исходя из этого, если работник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в личном деле работника, в частности, паспорта, документа об образовании.

    С другой стороны, ст. 86 ТК РФ устанавливает цели, ради достижения которых персональные данные работника могут обрабатываться:

    • для обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
    • содействия работникам в трудоустройстве;
    • получении образования и продвижении по службе;
    • обеспечения личной безопасности работников;
    • контроля количества и качества выполняемой работы;
    • обеспечения сохранности имущества.

    Для чего работодателю может понадобиться копия паспорта работника? Для внесения данных в трудовой договор и личную карточку работника, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (при упоминании — карточка формы Т-2). После внесения необходимых сведений остается необходимость в хранении копии паспорта? Если да, то работодатель должен оговорить это в локальном нормативном акте, получить согласие на хранение, а затем быть готовым объяснить проверяющим, для чего они используются.

    Копия документа об образовании может подтвердить образовательный ценз работника, дающий ему право осуществлять преподавательскую деятельность (ч. 1 ст. 46 федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»), поэтому она будет логичной в личном деле педагогического работника. А с какой целью нужно хранить копию документа об образовании, например, уборщика служебных помещений, если выполняемая работа не требует специальных знаний или специальной подготовки?

    Читать еще:  Как правильно делать махи ногами для похудения

    Использование системы Сетевой Город. Образование

    Информационная система “Сетевой Город. Образование” (при упоминании — система) позволяет организовать ведение личных дел работников школы в электронном формате. В системе формируется личная карточка формы Т-2. Имеется возможность формирования педагогического портфолио.

    В систему добавляется информация о работнике по разделам:

    • Основная информация (установочные данные работника, занимаемая должность);
    • Документы, удостоверяющие личность (информация о паспорте, военном билете и так далее);
    • Личные достижения (участие работника в мероприятиях по годам);
    • Контактная информация (информация о контактах работника);
    • Дополнительная информация (сведения о месте проживания, приеме на работу, аттестации и так далее).

    Таким образом, ведение личного дела работника школы в электронном виде включается в себя всю необходимую для работодателя информацию и позволяет исключить хранение копий документов.

    Статья 65 ТК РФ содержит широкий перечень документов, которые работник должен предъявить при устройстве на работу. Однако из всего перечня документов у работодателя должна храниться только трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). Сведения о других документах вносятся в карточку формы Т-2.

    Трудовое законодательство не обязывает работодателя ни снимать копии с документов работника, ни хранить такие копии. Многие суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных. Поэтому ведение личных дел работников школы должно быть организовано таким образом, чтобы у контролирующих органов было к работодателю минимум вопросов.

    Положение о порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников образовательного учреждения

    Положение

    о порядке ведения личных дел

    педагогов и сотрудников образовательного учреждения

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения и хранения личных дел педагогов и сотрудников образовательного учреждения (далее ОУ) на основании трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001г. № 197-ФЗ (в редакции от 30 июня 2006г), на основании перечня типовых управленческих документов.

    1.2. Личные дела оформляются на всех сотрудников ОУ.

    1.3. Настоящее Положение утверждается директором ДОУ и является обязательным для всех категорий педагогических и других сотрудников ОУ.

    1.4. Ведение личных дел педагогов и сотрудников ОУ возлагается на заведующего ОУ.

    1.5. Не допускается ведение нескольких личных дел работников, за исключением, если работник принят по внутреннему совместительству.

    2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

    2.1. Оформление личных дел осуществляется в течение 5 дней со дня приема работника на работу.

    2.2. Формирование личного дела педагогов и сотрудников ОУ производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.

    2.3. При поступлении на работу гражданин представляет:

    2.3.1. личное заявление, собственноручно написанное;

    2.3.1. документ, удостоверяющий личность;

    2.3.3. трудовую книжку;

    2.3.4. документ об образовании;

    2.3.5. санитарную книжку;

    2.3.6. справку о наличии (отсутствии) судимости из МВД;

    2.3.7. другие документы, предусмотренные Федеральным законодательством.

    2.4. Личному делу присваивается номер, согласно журналу учета личных дел педагогов и сотрудников ОУ.

    2.4.1. На обложке личного дела отражаются следующие реквизиты: личное дело №, (согласно журналу регистрации личных дел педагогов и сотрудников ОУ), ФИО сотрудника, должность, номер и дата трудового договора, табельный номер сотрудника.

    2.5. Документы в личном деле педагогов и сотрудников ОУ располагаются в следующем порядке:

    1) опись документов, имеющихся в личном деле;

    2) личное заявление о приеме на работу;

    3) трудовой договор (контракт);

    4) выписка из приказа о приеме на работу;

    5) личная карточка работника, унифицированная форма № Т-2;

    6) согласие работника на обработку персональных данных;

    7) должностная инструкция работника;

    8) ксерокопия паспорта;

    9) ксерокопия (ии) документа (ов) об образовании;

    10) ксерокопия свидетельства ИНН, СНИЛС;

    11) ксерокопия военного билета (стр.1,2,4,11,13,14 для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

    12) ксерокопия свидетельств о рождении, паспортов несовершеннолетних детей;

    13) ксерокопия свидетельства о заключении (расторжении) брака;

    14) справка о наличии (отсутствии) судимости из МВД;

    15) ксерокопия трудовой книжки, если работник принят по внешнему совместительству;

    16) иные документы, которые должны быть предъявлены работником с учетом специфики работы;

    17) приказы о назначениях, переводах, увольнении;

    18) документы о прохождении работником аттестации, собеседования, повышения квалификации.

    2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников ОУ и удобства в обращении с ним, при формировании документы помещаются в отдельную папку.

    2.7. Трудовые книжки хранятся отдельно в сейфе у директора ОУ.

    3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

    3.1. В дальнейшем в личное дело педагогов и сотрудников ОУ включаются:

    3.1.1. приказы или выписки из приказов о назначении, освобождении или перемещении по должности;

    3.1.2. документы об итогах аттестации (заявление, аттестационный лист; приказы или ксерокопии приказов по итогам аттестации или выписка из приказа);

    3.1.3. лист поощрений и взысканий;

    3.1.4. ксерокопии почетных грамот и благодарственных писем, заверенные печатью и подписью ответственного лица;

    3.1.5. ксерокопии документов о повышении квалификации, о переподготовке, заверенные печатью и подписью ответственного лица;

    3.1.6. ксерокопии документов об изменении анкетных биографических данных (например: копия свидетельства о браке, изменении фамилии и т.д.).

    3.2. Личное дело педагогов и сотрудников ОУ ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в образовательном учреждении.

    3.3. Ведение личного дела предусматривает:

    3.3.1. помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке;

    3.3.2. ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников ОУ на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.

    3.4. Документы в личном деле подлежат описи, которая хранится в составе личного дела.

    4. ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ ОУ

    4.1. Хранение личных дел педагогов и сотрудников ОУ организуется с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, от несанкционированного доступа:

    4.1.1. личные дела педагогов и сотрудников хранятся в сейфе в папке, а внутри папки – по алфавиту;

    4.1.2. доступ к личным делам педагогов и сотрудников ОУ имеет только заведующий ОУ;

    4.1.3. личные дела педагогов и сотрудников ОУ, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в соответствии с перечнем типовых управленческих документов).

    4.2. В личные дела не должны входить документы второстепенного характера, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

    4.3. Заведующий, принимая от работника ксерокопии документов, личную карточку сотрудника, должен проверить полноту его заполнения и достоверность указанных сведений в соответствии с предъявленными оригиналами документов.

    4.4. Сбор и внесение в личные дела педагогов и сотрудников ОУ сведений о частной жизни, политической и религиозной принадлежности запрещается.

    4.5. Личное дело может быть выдано в следующих случаях:

    4.5.1. по требованию работника для ознакомления (без права выноса);

    4.5.2. непосредственно руководителю для ознакомления с материалами личного дела;

    4.6. Снятие копий документов, хранящихся в личном деле, производится только с письменного разрешения работника.

    5. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

    5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения заведующего ОУ по заявлению работника.

    5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников ОУ производится в здании ОУ в присутствии заведующего. В конце рабочего дня заведующий должен убедиться в том, что все личные дела или документы личных дел, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

    6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    6.1. Педагоги и сотрудники ОУ обязаны представлять заведующему сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

    6.2. Заведующий обеспечивает:

    6.2.1. сохранность личных дел педагогов и сотрудников ОУ;

    6.2.2. конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ.

    7. ПРАВА

    7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ, педагоги и сотрудники имеют право:

    7.1.1. получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;

    7.1.2. получить свободный доступ к своим персональным данным;

    7.1.3. получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные;

    7.1.4. требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных.

    7.2. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ, работодатель имеет право:

    7.2.1. обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников ОУ, в том числе на электронных носителях;

    7.1.2. запросить от педагогов и сотрудников ОУ всю необходимую информацию.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector