В каком случае правильно оформлен реквизит адреса

Порядок оформления реквизита адресат.

Правила оформления реквизитов документов.

Чтобы правильно составлять документы, необходимо знать правила оформления реквизитов, которые мы рассмотрим в этой теме.

Реквизит “адрес” — местонахождение учреждения, организации или лица, которому направляется документ.

Элементами реквизита “адрес” согласно почтовым правилам Министерства связи являются: почт. индекс, область, край, город (село, деревня), улица, дом (корпус), квартира , комната или офис.

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл., г., пос., с., р-н, ул. и т.д.

Адресат — учреждение или организация, которым направлен документ.

Месторасположение адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках на бланке.

Правила оформления реквизита “адресат”:

1. Печатается с четвертого положения табулятора через один межстрочный интервал с полутора-двумя интервалами между составными частями реквизита.

2. Каждая составная часть реквизита “адресат” (элемент) должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк реквизита знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки препинания сохраняются.

Элементы реквизита “адресат”:

наименование структурного подразделения;

фамилия и инициалы должностного лица, которому направлен документ;

Предлагаем конкретные варианты оформления реквизита “адресат”.

Если документ направляется в структурное подразделение организации, то название организации и структурного подразделения пишется в именительном падеже, фамилия должностного лица — в дательном:

Если документ направляется в несколько однородных организаций, то адресат указывают обобщенно:

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации включается в состав должности адресата:

624200, г. Нижний Тагил,

Если документ адресован частному лицу, то адрес, где проживает это лицо, печатается вначале, а затем указываются фамилия и инициалы:

645789, г. Новосибирск,

ул. Парковая, д. 13, кв.5

Реквизит “дата” — обязательный реквизит документов, составная часть его поискового признака.

Датой документа является: дата его подписания, или дата принятия, или дата утверждения, или дата составления, или дата события (для протоколов).

Правила оформления реквизита “дата”:

1. Оформляется дата тремя парами арабских цифр, разделенных точками, например: 01.09.97.

2. Дата оформляется от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа, подписи.

В текстах документов допускается использовать словесно-цифровой способ оформления: 13 мая 1998 года, 13 мая 1998 г.

Индекс — это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывает место его составления и хранения.

Индекс проставляется на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа.

Для внутренних документов индексом является их порядковый номер в пределах календарного года.

Элементы индекса для исходящих документов:

1) индекс структурного подразделения, составившего документ;

2) номер дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;

3) порядковый номер регистрации.

Например: 04 — 02/105, где

04 — индекс структурного подразделения;

02 — номер по номенклатуре дел;

105 — порядковый регистрационный номер документа.

На приложениях индексы не ставятся.

Реквизит “виза” используется для внутреннего согласования документа и ознакомления с ним.

Элементы реквизита “виза”:

1) личная подпись;

2) расшифровка подписи;

3) дата визирования;

4) наименование должности визирующего.

Виза располагается ниже реквизита “подпись”.

Отказываться от визирования, делать какие-либо исправления не допускается. Если имеются замечания или дополнения к проекту, то они излагаются на отдельном листе, а виза оформляется следующим образом:

С п. 1 не согласен

Виза ознакомления — подтверждение факта ознакомления с документом работника предприятия. Оформляется следующим образом:

С приказом ознакомлен: л/п 31.01.98

Реквизит “заголовок” сущностное, смысловое выражение содержания текста документа, данное в краткой форме в самом его начале.

Правила оформления реквизита “заголовок”:

1) краткость, четкость;

2) заголовок не должен превышать более двух строк;

3) длина строки не должна превышать 24 печатных знаков;

4) строки пишутся через один интервал, без переносов и знаков препинания на конце;

5) до заголовка и после него необходимо пропустить 2-4 интервала.

Об информационном обеспечении

Реквизит “подпись” содержит наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись и её расшифровку.

Правила оформления реквизита “подпись”:

1) название должности пишется от левого поля до третьего положения табулятора;

2) расшифровка подписи (И.О.Ф.) печатается от шестого положения табулятора до границы правого поля.

Пример оформления реквизита “подпись”:

Директор АО “Атлет” л/п И.О. Качков

Если документ подписывают несколько должностных лиц, то подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Директор АО “Атлет” л/п И.О. Качков

Главный бухгалтер л/п И.И. Манина

Если документ подписывают несколько равнозначных должностных лиц, то их подписи располагаются на одном уровне.

л/п И.О. Семенов л/п И.О. Сомов

Реквизит “подпись” отделяется от текста 2-4-мя интервалами.

Реквизит “резолюция” содержит конкретные указания руководителя предприятия или организации со сроками их исполнения и ответственного за исполнение должностного лица.

Резолюцию накладывают, а не пишут. Это есть официально употребляемый термин, характеризующий её сущность, заключающуюся в отношении должности и документа.

1) фамилия исполнителя, должность;

2) конкретные указания;

3) срок исполнения;

4) подпись руководителя;

5) дата наложения резолюции.

Правила оформления реквизита “резолюция”:

1. Резолюция пишется от руки;

2. Резолюция располагается между адресатом и текстом.

Пример оформления резолюции:

Прошу составить план

разработки и внедрения

программы по логике к

Реквизит “гриф утверждения”необходим для утверждения организацион­ных документов.

Элементы реквизита “гриф утверждения”:

1) слово “УТВЕРЖДАЮ”;

2) наименование должности лица, утверждающего документ;

3) его личная подпись;

4) расшифровка подписи;

Правила оформления реквизита “гриф утверждения”:

1) оформляется с пятого положения табулятора в правом верхнем углу документа;

2) элементы реквизита “гриф утверждения” отделяются друг от друга 1,5-2-мя интервалами;

3) инициалы и фамилия оформляются с шестого положения табулятора.

Пример оформления реквизита “гриф утверждения”:

Директор школы № 321

Реквизит “гриф согласования” означает, что проект документа согласован со всеми заинтересованными должностными лицами или с нормативным документом.

Реквизит “гриф согласования” состоит:

1) из слова “СОГЛАСОВАНО” (от границы левого поля);

2) наименования должности лица, с которым согласовывается документ (от левого поля);

3) личной подписи (от левого поля);

4) расшифровки подписи (от второго положения табулятора);

5) даты (от левого поля).

Пример оформления реквизита “гриф согласования”:

Согласование может производиться коллегиальным органом. В этом случае гриф согласования оформляется следующим образом:

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от нулевого и пятого положений табулятора.

л/п И.О. Семенов л/п О.И. Жуков

При заверении копии документа проставляется реквизит “заверение копии”.

Элементы реквизита “заверение копии”:

1) заверительная надпись “ВЕРНО” (от границы левого поля);

2) наименование должности лица, заверившего копию (от границы левого поля);

3) личная подпись (от третьего положения табулятора до пятого);

4) расшифровка подписи (от пятого положения табулятора до границы правого поля);

5) Дата заверения (от границы левого поля).

Пример оформления реквизита “заверение копии”:

Секретарь-референт л/п И.К. Конторкина

Реквизит “ИСПОЛНИТЕЛЬ” показывает составителя документа и номер его служебного телефона.

Элементы реквизита “ИСПОЛНИТЕЛЬ”:

1) фамилия составителя документа;

2) номер его служебного телефона.

Пример оформления реквизита “ИСПОЛНИТЕЛЬ”:

Реквизит “отметка о поступлении” проставляется при поступлении документа в организацию.

Элементы реквизита “отметка о поступлении”:

1) сокращенное название организации;

2) дата поступления;

Пример оформления реквизита “отметка о поступлении”:

Реквизит “отметка о переносе данных на машинный носитель” означает, что данный документ перенесен в компьютер.

Элементы реквизита “отметка о переносе данных на машинный носитель”:

1) название файла;

2) фамилия сотрудника, вводившего информацию;

Пример оформления реквизита “отметка о переносе данных на машинный носитель”:

4. Функции документов.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве.[7] Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Функции документа принято делить на общие и специальные. Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных — лишь для ограниченной группы.

— социальная (документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе);

— информационная (документ выступает как средство запечатления, сохранения и передачи информации);

— коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества);

— культурная (документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций);

— правовая (документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Кроме того, давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм);

Читать еще:  Как правильно оформить детскую комнату

— обучающая (фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации);

— познавательная (документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата).

— управленческая (документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации);

— мемориальная (документ выступаем в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей). Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей);

— учетная (сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов);

— эстетическая (фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт);

— релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная), выражающаяся в использовании некоторых разновидностей документов для достижения проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.

Таким образом, взаимосвязь между «видом», «свойством»,и «функцией» документ вырисовывается следующим образом: объединение документов в вил актуализирует их соответствующие свойства, которые и используются человеком путем наделения их функцией.

Для документов одного вила характерен общий предмет, общая социальная функция, общий адресат. Однако все эти общие черты присущи каждому документу в разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики. Выполнение специальных функций требует от документов внутреннего им соответствия, что, соответственно, видоизменяет их.

Это проявляется в форме документа, лексических единицах языка, структуре текста, содержании, способе документирования. В результате приспособления к выполняемым функциям документы приобретают качественное своеобразие, особенности, что является причиной их разделения на виды.

Таким образом, в основе формирования отдельных видов документов лежит их качественное своеобразие, которое характерно для целой группы документов. И это качественное своеобразие позволяет данной группе документов более оптимально выполнять социально необходимые функции.

Оформление реквизита «Адресат»

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

  • наименование адресата (получателя письма);
  • почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

  • должностное лицо/несколько должностных лиц;
  • организация;
  • структурное подразделение организации;
  • группа организаций;
  • физическое лицо.

АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

  • при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
  • перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

АДРЕСАТ – СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

  • на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
  • на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

  • Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

  • Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

В. Ф. Макеева,
канд. ист. наук, доцент

Документационное управление

Данная разработка использовалась при обучении по программе профессиональной переподготовки

Просмотр содержимого документа
«Документационное управление»

Автономная некоммерческая организация дополнительного образования

«Сибирский институт непрерывного дополнительного образования»

Зачет * (предмет по Выбору)

1. Реквизит документаэто:

1.1. Его отдельный элемент.

1.2. Часть служебного письма.

1.3. Фирменный бланк.

2. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адреса»?

2.1. Директору школы № 269 Матвеевой Тамаре Петровне

2.2. Директору школы № 269 Матвеевой Т.П.

2.3. 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7 Директору школы № 269 г-же Матвеевой Т.П.

2.4. Директору Московской школы № 269 Т.П. Матвеевой

3. При адресовании инициалы ставят:

3.1. Перед фамилией адресата.

3.2. После фамилии адресата.

4. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?

4.1. Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.

Читать еще:  Как правильно настроить hp designjet 26500

2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.

4.2. Приложение: на 6 л. в 1 экз.

5. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя?

5.1. Для оперативной связи с исполнителем.

5.2. Для придания документу юридической силы.

6. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?

6.1. Ректор академии В.А.Петрова

6.2. Ректор академии Петрова В.А.

6.3. Ректор Сибирской академии государственной службы

7. План работы колледжа на 2001 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?

7.1. УТВЕРЖДАЮ Решение педагогического совета от 12.08.2001 г. № 14

7.2. УТВЕРЖДЕН Решением педагогического совета от 12.08.2001 № 14

7.3. УТВЕРЖДЕН Решение педагогического совета от 12.08.2001 г. № 14

8. Реквизит согласования оформляют следующим образом:

8.1. СОГЛАСОВАНО Протоколом заседания

Правления страховой компании «Планета» от 21.06.2001 № 10

8.2. _____________________Н.И. Орлов

8.3. Начальник юридического отдела личная подпись

9. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:

9.1. Ниже подписи руководителя, подписавшего документ.

9.2. В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

9.3. На первом листе документа с оборотной его стороны.

10. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются:

10.1. В нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации.

10.2. В нижней части оборотной стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации.

10.3. На первом листе оборотной стороны документа.

11. В отсутствие руководителя подписывает документ за­меститель, исполняющий обязанности руководителя:

11.1. Директор________________ А.И.Петров

(подпись его зама Сидорова)

11.2. И.О. директора_______________Г.В.Сидоров

12. Делопроизводствоэто:

12.1. Система хранения документов.

12.2. Составление документов.

12.3. Документирование и организация работы с документами.

13. С помощью какого реквизита оформляется внешнее со­гласование документа?

13.1. Визы согласования.

13.2. Грифа согласования.

14. Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется:

14.1. На бланке первой организации.

14.2. На бланке второй организации.

14.3. На листе бумаги формата А4.

15. Наличие устава является обязательным для регистрации организации, учреждения?

16. Какие организационные документы утверждаются руко­водителем организации?

16.1. Должностные инструкции.

16.2. Положения о структурных подразделениях.

16.3. Штатное расписание.

16.4. Правила внутреннего распорядка.

16.5. Все перечисляемые выше документы.

17. В каком документе могут быть оговорены условия реор­ганизации и ликвидации организации?

17.1. В уставе организации.

17.2. В положении о структурном подразделении.

17.3. В должностной инструкции.

18. При поступлении граждан на работу в организацию их должны познакомить со следующими документами:

18.1. Устав организации.

18.2. Положение о структурном подразделении, куда посту­пает на работу гражданин.

18.3. Должностная инструкция.

18.4. Со всеми перечисленными выше документами.

19. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?

20. Кто несет ответственность за издание приказа?

20.1. Должностное лицо, подготовившее проект приказа.

20.2. Руководитель организации.

20.3. Должностное лицо, подписавшее приказ.

21. Какой реквизит не входит в состав формуляра—образца приказа?

21.1. Вид документа.

21.2. Дата документа.

21.4. Наименование организации.

21.7. Заголовок к тексту.

22. Какая часть текста приказа является обязательной?

23. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?

24. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?

24.1. Верно: Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И. Петрова

24.2. Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И. Петрова

24.3. Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И. Петрова 16.03.2001

25. Что означает виза юриста на приказе?

25.1. Внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону.

25.2. Обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

26. Что является датой протокола?

26.1. Дата подписания протокола.

26.2. Дата заседания.

26.3. Дата регистрации протокола.

27. Ставится ли на подписи в протоколе печать?

28. Кем подписываются документы, составляемые комиссией?

28.1. Руководителем организации.

28.3. Председателем и членами комиссии.

28.4. Председателем и секретарем.

29. На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

30. Закончите начатое предложение: Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до:

30.1. Передачи на исполнение.

30.2. Подшивки в дело.

30.3. Завершения исполнения или отправки.

31. Должна ли инструкция по делопроизводству организации установить технологию всех делопроизводственных операций, выполняемых в организации?

32. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?

32.1. Руководителем структурного подразделения, где ис­полняется документ.

32.3. Руководителем организации.

33. Какие формы регистрации в России?

33.4. Все вышеперечисленные.

34. При регистрации каких документов вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?

35. В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л» или «К»?

35.2. В докладных записках.

35.3. В приказах по основной деятельности.

35.4. В приказах по личному составу.

36. При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его подписания?

37. Если документ отправляется в два адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа?

38. Какие могут быть номенклатуры дел?

38.4. Все вышеперечисленные.

39. В номенклатуре дел документы систематизируются:

39.1. По видам документов.

39.2. По содержанию.

39.3. По срокам хранения.

39.4. Все вышеперечисленные.

40. Кто может работать с документами, имеющими коммерческую тайну?

40.2. Все работники организации.

40.3. Руководители структурных подразделений, организаций.

40.4. Количество работников, определяемых руководителем.

Реквизит «Адресат»: кому, куда

Помните, Ваньку Жукова, чеховского героя, который писал «на деревню дедушке, Константину Макаровичу»? В деловой практике такое адресование не принято, поэтому для начала нужно тщательно проверять, кому и куда адресован документ. И оформлять реквизит «Адресат» тоже нужно правильно. Иначе…


Хорошо, если ошибку обнаружила Почта России. Тогда письмо, скорее всего, вернут отправителю. Но бывает и так: почтовый адрес указан правильно, а в адресате указана совсем другая (не ваша) организация. Или в письме указан один адрес, а на конверте (без «окошка») другой — перепутали. Возможны разные варианты… Вот тогда приходится надеяться на совесть, профессионализм и лояльное отношение получателя этого послания.

По идее, делопроизводитель, вскрывший такое письмо, должен отправить по верному адресу (если он указан в письме) или вернуть его отправителю. Для бумажных писем еще прикладывается «сопроводиловка», объясняющая возникшую ситуацию. Но это «по идее», а на практике: кому сегодня нужна «лишняя головная боль и чужие проблемы», опять же затраты на канцелярию, и такие письма, чаще всего, летят в корзину…

Для информации и справки…

Адресование является обязательной составляющей информционно-справочных документов: справок, докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений, всех видов писем. Даже если документ отправляется нарочным (курьером) или передается лично, все равно, указывать, кому он адресован – обязательно. Передача «на словах» здесь недопустима. Документы адресуют юридическим лицам: организациям, их структурным подразделениям, руководителям организаций. В адресате могут быть указаны и физические лица: бывшие и работающие сотрудники, просто граждане, имеющим деловые и личные контакты с организацией.

Адресат располагают в правом верхнем углу документа, составные части реквизита ограничиваются правым полем. Допускается центрирование каждой строки относительно самой длинной. При адресовании достаточно названия организации, но, как правило, информационно-справочные документы адресуют первому руководителю. Он принимает управленческое решение, наносит на письмо резолюцию, которая и направляет документ для исполнения конкретным должностным лицам. Обращаем ваше внимание на то, что первым лицам организации письма и другие документы адресуют, начиная с наименования должности, затем указывают наименование организации, инициалы и фамилию, почтовый адрес или факс. Должность указывают в дательном падеже, инициалы — перед фамилией, через точку. Ниже указывают почтовый адрес или факс, если речь идет о внешней переписке или обращении граждан в различные организации. Во внутренних документах, по понятным причинам, никто и никакого почтового адреса не указывает.

Почтовый адрес указывается в соответствии с правилами, установленными Почтой России. Прошло около 8 лет, как мы перешли на «европейские» нормы: улица, номер дома, квартира, офис, город, индекс. Раньше слово «офис» писали с двумя «ф», на англоязычный манер, теперь осталось – одно. На практике этот порядок приживается плохо: в большинстве случаев адрес продолжают указывать «по старинке», в обратном порядке, начиная с почтового индекса.

Традиционно, в реквизите «Адресат» города Москва, Санкт-Петербург, а также города, имеющие в своем названии составную часть «город», «град», указываются без сокращения «г.»: Волгоград, Нижний Новгород, но зато при проведении факсовой отправки необходимо указывать код города. Например

Генеральному директору

ЗАО «Фининвестконсалтинг»

А.Л. Кострикову

ул. Вешних вод, д.23, офис 15

Москва. 112561

Специалистам организации письма адресуют, начиная с наименования организации; далее – структурное подразделение; должность, фамилия, инициалы специалиста, которому адресован документ.

ЗАО «Конструкция»

Отдел маркетинга

Старшему маркетологу

М.И. Долининой

Факс 8 (495) 117 8120

При адресовании документа в конкретное структурное подразделение без указания должностного лица используется именительный падеж. Например

Коммерческий банк «Амбассадор»

Департамент управления персоналом

ул. Сталеваров, д.14,

Москва, 117425

Можно адресовать документ просто в организацию, указав ее наименование и почтовый адрес. Оно все рано попадет на стол к руководителю или его референту и будет расписано для исполнения по должностной принадлежности. Но в этом случае прохождение документа внутри организации займет немного больше времени.

Читать еще:  Как правильно делать заказ на алиэкспресс

Если документ направляется по нескольким адресам и ознакомление каждого из адресатов с содержанием документа является целью и необходимостью, то на одном письме можно расположить подряд 4 адреса – не больше. При этом адресование производится, начиная с наиболее значимых организаций. Когда значимость выделить невозможно, допустимо использовать алфавит – по наименованию организации. Перед вторым и последующими адресами слово «Копия» не ставится, потому что все четыре экземпляра являются подлинниками, все подписываются собственноручно, при необходимости ставится «натуральный» оттиск печати. Если документ рассылается в большее количество адресов, то составляется список рассылки. При приемлемом количестве позиций в этом списке (не несколько сотен или тысяч адресов), на каждый экземпляр документа вбивается конкретный адрес.

Адресат – физическое лицо

Организация ведет переписку не только с юридическими лицами. Среди его партнеров и клиентов могут быть и физические лица. Например, банки и другие финансовые организации часто вынуждены напоминать заемщикам – физическим лицам о существующей задолженности перед кредитной организацией и необходимости его погашения.

В письме, адресованном физическому лицу, порядок адресования несколько иной. Сначала указывают фамилию, инициалы получателя, затем адрес:

Баркалову Ю.К.

ул. Тагильская, д. 17, кв. 36

Москва, 121415

Внутренние документы

Здесь соблюдаются общие правила адресования. Обращаетесь к первому лицу организации, начинайте с должности, наименование организации можно не указывать. Вы ведь пишете своему, а не чужому директору. Почтовый адрес? А зачем он? Хотя на практике приходилось встречаться с тем, что на докладной записке, адресованной директору своей же организации, люди не поленились и указали почтовый адрес полностью.

На самом деле нужно так:

Генеральному директору

П.Р. Самохвалову

Отдел кадров

Заявления и объяснительные записки

Не коротко, но ясно выглядит адресование на заявлениях и объяснительных записках. Ведь они пишутся на чистом листе бумаги, желательно, «от руки», но в этих документах, к реквизиту «Адресат» добавляется информация об их авторе и составителе.

Как правило, они адресуются первому руководителю, даже если речь идет о совершенно стандартной ситуации, где все неоднократно согласовано, и, главное, нет возражений. Сначала указывают должность руководителя, затем наименование организации, инициалы перед фамилией, через точку, затем следует наименование должности, при необходимости – структурного подразделения, инициалы и фамилия (по той же схеме) работника, который обращается к руководителю с заявлением или объяснительной запиской. Например:

Генеральному директору

ЗАО «Композит»

Д.С. Жаркову

*от старшего инспектора отдела кадров

М.Р. Михневой

Заявление

Если заявление составляется сторонними гражданами, то, по понятным причинам, никакая должность не указывается. Они ведь не работают в этой организации. Зато указывают фамилию, имя, отчество – полностью, надо же знать, как обращаться к человеку при решении его вопроса. Затем следует почтовый адрес (адрес проживания) с индексом и контактный телефон. Так, например, выглядит адресование в заявлении о приеме на работу. Он же еще не принят, значит не работник, а просто гражданин, без должности и структурного подразделения. Кстати, такое заявление не является обязательным документом и используется – на усмотрение кадровой службы.

Генеральному директору

ЗАО «Композит»

Д.С. Жаркову

*от Самарцевой Инны Алексеевны,

проживающей по адресу:

113456, Москва,

ул. Липецкая, д.00, кв.000

контактный телефон: 8 926 0000000

Заявление

*Некоторыми экспертами по вопросам русского языка и делопроизводства обсуждается целесообразность употребления предлога «от».

В приведенном примере почтовый адрес (адрес проживания) воспроизведен в той форме, которую используют наши заявители. С ГОСТ Р 6.30- 2003 «Требования к оформлению документов» большинство из них, по понятным причинам, не знакомо и, если организация не предложила образец для написания заявления, заморачиваться на эту тему не обязано. Но и образец наши люди могут заполнить по принципу: «мне так удобнее» и «я так привык». Стоит ли с этим спорить? Думаю, в данном конкретном случае – нет.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, как оформить реквизит «адресат»

Новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) принят Росстандартом от 08.12.2016 № 2004-ст . Стандарт вводится в действие с 1 июля 2018 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

В статье рассмотрим вопрос правильности оформления адресования документа: в организацию, физическому лицо и что нового в этом реквизите.

Знание порядка адресования документа важно, так как от точности написания этого реквизита зависит его доставка исполнителю, минуя лишние инстанции и быстрота принятия решения, по проблемам изложенным в документе.

Реквизит «адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов таких, как докладные, служебные записки, объяснительные, заявления и др.).

Адресатом документа может быть:

  • организация,
  • структурное подразделение организации,
  • должностное лицо,
  • физическое лицо.

Изменения в реквизите « адресат» минимальны, поскольку основная задача в новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования.

Наиболее значимые изменения в реквизите «адресат»

1.Инициалы пишем после фамилии в реквизите «адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:

Ректору Сибирского федерального университета

Если документ адресован физическому лицу:

пр. Мира д.4 кв.22

г. Красноярск, 660011

2. Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:

Красноярский государственный педагогический университет им. В.П. Астафьева

3.Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Составные части реквизита «адресат»

Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

  • наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
  • наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
  • указание должности получателя (в дательном падеже);
  • фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Иванову С.П.);
  • почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1-1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 12 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Что сохранилось в реквизите «адресат»?

1.Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Губернатору Красноярского края

2.При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Федеральное архивное агентство

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Федеральное архивное агентство

Отдел государственной службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Руководителю договорно- правового отдела

3.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Руководителям дочерних обществ АО «Профиль»

Руководителям управлений Росархива

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

4.В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Сибирский федеральный университет

Профсоюзная ул., д. 82,

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Красноярск, 660077

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector