Как правильно сделать ревизию

Как правильно сделать ревизию

  • 1 из 6
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • >

1й этап. количесво товара на момент начала реализации(смены) + поступивший товар — проданый = остаток

2й этап. подсчитывается фактическое количество товара.

3й. этап. сверяются данные 1го этапа и 2го, выявляется недостача и разносортица.

Цель инвентаризации определить остатки товара.
Для того что бы узнать остатки по количеству то математические действа производят в следущих измерениях : шт, кг, гр, и т.д. согласно тому в каких единицах товар приходывался. (денежное измерение на данном этапе не имеет значения)

а если можно уточнить проданный товар отнимается по цене продажной или закупочной?
что вы в в данном вопросе хотите для себя выяснить?? остаточную себестоимость?

а как же оплаченные фактуры? — а что с ними?:sm7:

Как проводится ревизия в магазине?

Как правило, раз в месяц выполняется ревизия в магазине розничной торговли. Обычно выбирается определенный день. Например, это может быть последняя пятница. Рассмотрим далее, как проходит ревизия в магазине.

Документация

Перед тем, как будет выполняться проверка, необходимо приготовить ведомость учета. Все листы в ней должны быть пронумерованы. Желательно, чтобы ревизия в магазине проводилась в присутствии независимого лица. Записи по проверке необходимо вести в двух экземплярах. Это могут делать владелец точки и независимый представитель либо последний с продавцом. Для более точного контроля работник может вести записи отдельно, не в ведомость.

Чтобы определить, какой результат должна дать ревизия в магазине, необходимо посчитать приход (поступление продукции). К полученному показателю прибавляется остаток с предыдущей проверки. После этого вычитается расход товара за контрольный период. Если ранее ревизия магазина не выполнялась, тогда из прихода просто вычитается количество проданного товара. Проверка в небольшой точке может продолжаться около 5-6 часов. В этой связи целесообразно начинать ее утром. Некоторые владельцы доверяют проведение проверки работникам. Однако в этом случае продавцы могут скрыть какую-либо информацию.

Плановые мероприятия

Ревизия в магазине может проводиться в несколько этапов. Их количество зависит от размеров точки, объема товара, ассортимента. Перед началом проверки составляется план. При этом учитывается возможность вносить в него коррективы и дополнения по мере выявления нарушений. Если не изменять ход проверочных мероприятий, ревизия в магазине может быть неэффективной. В некоторых случаях план, даже хорошо продуманный, приходится корректировать после выявления некоторых фактов. Вместе с этим дополнение и внесение изменений в ход контрольных мероприятий должны быть обоснованными. Корректировки проводятся до того момента, пока не будут собраны все материалы, необходимые для правильного представления о состоянии дел.

Программа проверки

Она предусматривает время, в течение которого будут выполняться контрольные мероприятия, список основных вопросов и объектов, подлежащих ревизии. В программе могут присутствовать следующие разделы:

  1. Цель.
  2. Вопросы для проверки.
  3. Условия и средства, которые необходимы для выполнения мероприятий.
  4. Место и сроки выполнения.
  5. Субъектный состав.
  6. Формы документирования.

В этом разделе описываются основные задачи, которые будут решены посредством проверки. Они зависят от масштаба предприятия. Так, например, в крупной точке проверяется состояние складов, соблюдение правил хранения продукции, правильность проведения кассовых операций и так далее. Несколько иные цели преследует ревизия в магазине. Недостача, как правило, является основной причиной начала проверки. Поэтому в небольшой точке внимание акцентируется на соответствие количества проданной продукции объему выручки за нее.

Участники проверки

В зависимости от масштабов магазина к ревизии могут привлекаться различные специалисты. Например, это могут быть технологи, снабженцы, финансисты, бухгалтера. Руководителю проверки необходимо правильно распределить задачи между привлеченными лицами, проследить за полнотой контроля отдельных участков в магазине. Он также организует надлежащее оформление результатов, оказывает практическое содействие участникам. В соответствии с составленной программой определяются возможность и необходимость использовать те или иные ревизионные средства, способы и приемы получения и обработки сведений. Перед началом проверки проводится совещание с лицами, привлеченными к ней.

Ход проверки

В магазине, осуществляющем продажу широкого ассортимента продукции, участники проверки распределяются по отделам. Каждый из них ведет учет и вносит записи в свою ведомость. Обязательно проверяется и состояние склада. Финансисты проводят ревизию по кассам. Они устанавливают отклонения, выявляют несоответствия остатка денежных средств сумме поступлений. Бухгалтеры осуществляют проверку документации предприятия. Они смотрят правильность заполнения, полноту отражения операций, достоверность сведений в журналах.

Читать еще:  Правильно посадить свеклу в открытый

Все привлеченные лица следуют разработанной программе проверки. Выявленные нарушения документируются в соответствующем акте. После проверки всех отделов составляется ревизионная ведомость. В ней указываются мероприятия, которые были проведены, результаты контроля. Если были выявлены нарушения, руководитель ревизионной комиссии и директор предприятия выявляют виновных лиц. Они могут быть привлечены к дисциплинарной, административной либо уголовной ответственности. Зачастую ревизии проводятся надзорными органами без предупреждения (внепланово). Чтобы у предприятия не возникло никаких проблем с контрольными структурами, целесообразно проводить регулярные внутренние проверки.

Особенности проведения ревизии в магазине продуктов

Ревизия — это обязательное мероприятие в работе продуктовых магазинов. Проверка товара позволяет определить соответствие реального наличия товаров документальному, выявить недостачу или излишки и привести в порядок учетные данные.

Способы проведения ревизии в магазине

  • закрыть магазин в рабочее время;
  • провести проверку во внеурочное время (ночью или в выходные);
  • совместить работу и проверку единовременно;
  • провести ревизию одного отдела или секции;
  • сделать выборочную ревизию по нескольким группам товаров;
  • использовать современные технологии, например, провести ревизию «штрих-кодов».

График проведения ревизий в магазине продуктов

Профессиональная автоматизация товароучета в рознице. Наведите порядок в вашем магазине

Возьмите под контроль продажи и отслеживайте показатели по кассирам, точкам и организациям в реальном времени из любого удобного места, где есть интернет. Формируйте потребности точек и закуп товаров в 3 клика, печатайте этикетки и ценники со штрих кодом упрощая жизнь себе и своим сотрудникам. Формируйте базу клиентов с помощью готовой системы лояльности, используйте гибкую систему скидок для привлечения клиентов в не пиковые часы. Работайте как большой магазин, но без затрат на специалистов и серверное оборудование уже сегодня, начиная зарабатывать больше уже завтра.

Документальное оформление ревизии

Полная ревизия с закрытием магазина продуктов

  • молочные продукты;
  • колбасы;
  • бакалея;
  • хлебобулочные изделия;
  • кондитерские изделия и т.д.

Выборочная ревизия магазина продуктов

  • по отделам;
  • по группам товаров.

Комплексная автоматизация торговли при минимуме затрат

Берем обычный компьютер, подключаем любой фискальный регистратор и устанавливаем приложение Бизнес Ру Касса. В итоге получаем экономичный аналог POS-терминала как в большом магазине со всеми его функциями. Заводим товары с ценами в облачный сервис Бизнес.Ру и начинаем работать. На все про все — максимум 1 час и 15-20 тыс. руб. за фискальный регистратор.

  • провести аналитику на основе кассовых чеков перед началом контрольных мероприятий (изучить статистику спроса на проверяемую товарную группу в зависимости от дня недели и времени суток);
  • разработать и получать оперативную сводку по кассам (спустя некоторое время после начала ревизии для исключения погрешностей);
  • иметь возможность провести результаты проверки «задним числом», независимо от приходных и расходных документов;
  • осуществлять оперативный учет доходов и расходов компании.
  • величины;
  • способа обслуживания покупателей;
  • спроса на товарную группу;
  • планировки торгового зала;
  • размеров товаров и их стоимости;
  • способа выкладки;
  • наличия системы видеонаблюдения в зале.

Современные методы ревизии

Итоги ревизии в продуктовом магазине

  • исходный остаток по учету (по всем товарам или по одной группе);
  • текущий учетный остаток;
  • фактический остаток.

Повысьте эффективность работы магазина за 1 месяц

Сервис позволит повысить эффективность работы магазина за счет сокращения потерь товарных остатков, значительно ускорить процесс переоценок, печати ценников/этикеток, строго дисциплинировать работу кассира и ограничить его возможности при работе с скидками/продажами по свободной цене.

Учет итогов ревизии

Сервис бухгалтерского
обслуживания онлайн

Бизнес.Ру Торговля и Склад

Облачный сервис
Торговля — Склад — CRM

Умная облачная онлайн-касса
для магазинов и сетей

CRM для интернет-магазинов.
Заказы — Поставщики — Склад

Управление торговлей и складом
для терминалов Эвотор

Онлайн-касса для интернет-
магазинов и веб-сервисов 54-ФЗ

Какую онлайн-кассу выбрать для интернет-магазина

Не все онлайн-кассы одинаково полезны для интернет-магазина.

Как накликать внеплановую проверку

И что делать, если вы уже на прицеле у инспектора

Онлайн-касса для курьера: как выбрать устройство для выездной торговли

В этой статье мы рассказали о требованиях к онлайн-кассам для выездной торговли.

5 навыков, которые нужно освоить, чтобы не прогореть

К каждому навыку – подборка полезных сервисов, книг и статей

Не пропустите

Программа для онлайн-кассы: как выбрать подходящее ПО

О том, как выбрать программу для онлайн-кассы, читайте в этой статье.

© 2019 www.business.ru — большой портал для малого бизнеса.

Учредитель СМИ – ООО КФЦ «Актион»

Главный редактор: Татьяна Кутузова. E-mail: kutuzova@action-media.ru
Старший редактор: Андрей Овсянников. E-mail: aovsyannikov@action-media.ru
Шеф-редактор: Анастасия Арутюнова. E-mail: press@mail.business.ru; a.arutunova@mail.business.ru

Телефон редакции: 8 (495) 280-18-59

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Регистрационный номер: Эл № ФС77-72719 от 23.04.2018

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции «Бизнес.Ру». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Читать еще:  Правильно посадить дерево видео

Порядок проведения ревизии и расчет фактического остатка

Вы не путайте ревизию кассы и ревизию товаров – это две разные вещи. Когда проводят инвентаризацию, то снимают остатки по факту, а не по расчету. Товары, отпущенные в долг, могут считаться товарным кредитом. Советую сделать договор займа в сокращенном варианте для таких случаев, чтобы указывать сумму, на которую покупателю был в долг выдан товар и срок погашения. Когда займы будут погашаться, они будут оформляться как приход в кассу в виде погашения займа по договору. Можно также указать в теле договора штрафные санкции за непогашение долга.

Целью инвентаризации всегда является сопоставление данных бухучета и фактического наличия. По каждому показателю сопоставление производится отдельно. Обобщений здесь быть не может, а если в них все-таки есть необходимость, то они могут производиться только по однородным показателям. В розничных магазинах проверяется остаток товара на торговой точке и сопоставляется с его остатком по счету 41 (используется субсчет «розница»). Дальше многое зависит от учетных цен. Если это продажные цены (в которых учитывается торговая наценка), то сопоставить товар несложно. Если его считали в продажных ценах, то он должен быть равен остатку в рублях по счету 41 в этих же ценах.

Товарный отчет составляется из суммы остатка на начало и поступлений за месяц, из которой вычтена выручка за месяц (все берется в продажных ценах). В покупных ценах учет вести гораздо сложнее, но и тут показатели должны быть однородными. Другое дело – долги и их влияние на выручку. У тех, кто работает на УСН, формирование выручки происходит только на основании поступления финансов, прошедших по кассе, и долги сюда не считаются. В бухучете для определения выручки берутся не поступления в кассу, а количество товара, который был передан покупателям. Пока еще нет долгов (обычно в первый месяц работы), можно считать по элементарной формуле, суммируя поступившие в кассу деньги и долги, но дальше этот принцип уже работать не будет. Так как товар, отданный в долг, был отгружен в прошлом месяце, а по кассе был пробит возврат долга, т.е. несмотря на приход по кассе, товар-то был передан в прошлом месяце.

Поэтому лучше считать выручку как сумму поступивших в кассу денег и остатка долгов на конец месяца, за минусом остатка долга на начало месяца. Значит, вам нужно к кассовой выручке прибавлять не целиком сумму долгов населения, а лишь их прирост. Можно и уменьшать – на сумму снижения долгов.

Ревизия в магазине

Проведение ревизии в магазине

Здесь можно подробно узнать про проведение ревизии в программе.

Существует две техники проведения ревизии в магазине. В самом простом случае, мы закрываем магазин, например на ночь (или праздники), и не спеша, тщательно пересчитываем весь товар.

Это единственный способ сделать точную ревизию.

Однако не всегда есть возможность закрыть магазин, а регулярные ревизии и инвентаризации нужны, особенно магазинам самообслуживания.

Существует два основных метода проведения ревизии, без закрытия магазина. Назову их «Пересчет по отделам» и «Метод контрольного пересчета». Некоторые предприятия используют терминалы сбора данных (ТСД) для проведения ревизии, но общие принципы остаются теми же.

Частичная ревизия по отделам

Частичная ревизия выглядит следующим образом. Закрывается один из отделов в магазине (например, обтягивается лентой), и человек пересчитывает его с использованием терминала сбора данных, или просто по распечатанной ревизионной ведомости.

Данные заносятся в программу и после этого отдел снова открывается. Для того чтобы создать ревизию этим методом, воспользуйтесь выбором группы товара или матрицы, при создании ревизии в Меркурии.

Контрольный пересчет

Когда вы создаете новую ревизию, Меркурий запоминает остатки на момент создания, и рассчитывает излишки и недостачу исходя из этого остатка. Если при проведении ревизии магазин не закрыт, то реальный остаток товара может уменьшиться перед тем, как его успеют подсчитать. Для удобной корректировки документального остатка, мы сделали в ревизии две дополнительные кнопки в меню «Действия»: «Скачать чеки», «Чеки в расход».

В процессе актуализации документального остатка, будут затронуты позиции, уже частично или полностью подсчитанные в программе. В таком случае, Меркурий предложит уменьшить фактический остаток, на то же значение, на которое уменьшается документальный.

Внимание. Если в результате количество фактического остатка станет отрицательным, необходимо полностью пересчитать позицию.

По окончанию основного пересчета, рекомендуется обратить внимание на расхождения и пересчитать их еще один раз, для достижения большей точности ревизии.

1 Закройте магазин раньше, если ревизия проводится вечером. Отложенная на ночные часы, она рискует затянуться. Во-первых, головы присутствующих уже не такие светлые. Во-вторых, персонал будет нервничать, что не успеет на транспорт. А присутствие работников многим специалистам видится целесообразным. К тому же вечером подсознательно сильно желание все сделать быстрее, на деле приводящее к искажению цифр или товарных остатков.

Читать еще:  Правильно подобрать кухню цвету

2 Распечатайте ассортиментный перечень товаров в двух экземплярах. Один экземпляр – у проверяющего, второй – у директора, управляющего или товароведа, в зависимости от того, кто в магазине является старшим согласно штатному расписанию. Двигайтесь не по списку, а по местам складирования товара. Например, в продуктовом магазине сперва имеет смысл провести ревизию камер глубокой заморозки. Товар на подтоварниках выносится в коридор, каждое наименование по очереди взвешивается или обсчитывается (если речь идет о штучном товаре). Все показатели фиксируются. Делать это следует быстро, иначе замороженные продукты могут начать таять. Не закончив с одной камерой, не стоит приступать к другой. В таком случае можно будет что-то забыть.

3 Закончите с весовым товаром, переходите к штучному (в упаковках по несколько единиц) и мелкоштучному (в индивидуальных упаковках). В последнюю очередь во время ревизии продуктовом магазине обсчитывают алкогольные напитки. Как правило, к ним стоит отнестись с еще большим вниманием, чем к прочему товару. Дело в том, что некоторые недобросовестные продавцы могут приносить свой алкоголь, чтобы реализовать его через ваш магазин, а прибыль положить в собственный карман. О том, что вы упускаете выгоду даже говорить не приходится, это безусловно. Но есть еще больший минус, который может бременем лечь на вашу организацию. Речь о несоответствии дат разлива, акцизных марок и прочих маркировок с теми, которые отражены в сопроводительной документации на продукцию от вашего поставщика. Любая проверка это сразу увидит, и вы понесете потери, не в пример больше, чем от упущенной выгоды. Так что во время ревизии к алкоголю стоит присмотреться внимательно…

4 Приступайте к введению товарных остатков в программу, которой пользуетесь в своем магазине. Как правило, крупные торговые точки имеют одну из универсальных систем автоматизации, которая после введения данных сразу готова будет выдать результат ревизии. Если системы автоматизации нет, и все придется считать вручную, имеет смысл воспользоваться следующей формулой: «результат последней ревизии плюс приход минус расход равно остаток сегодняшней ревизии». Это то, что должно получиться. Сравните с реальными данными и сами увидите, как обстоят дела в вашем магазине.

Совет 2: Как проводить ревизию

В современном мире предпринимательства и огромного количества торговых центров, павильонов и магазинов существует одна общая необходимая операция, которая позволяет подсчитать количество товара, находящегося на реализации и выяснить, не происходит ли со стороны недобросовестных продавцов хищение товаров.
Решение проводить ревизию принимается руководством магазина или же она проходит в соответствии с графиком, который обозначает ревизор или ревизорская группа данной компании. Проводить ревизию — значит контролировать весь процесс от начала и до кона.
Для проведения ревизии необходимо сначала детально ознакомиться с книгами прихода-расхода, а также с программой, в которой расписано, сколько товаров находится на балансе в данный момент.

После этого необходимо каждую группу товаров отдельно посчитать по их наличию, затем сравнить полученные данные с обозначенными в сводном балансе. В идеале они должны совпадать полностью. Однако на практике происходит часто так, что куда-то волшебным образом исчезают товары.

Здесь могут быть несколько вариантов, но прежде всего, нужно исключить ошибку в пересчете, для этого нужно тот же ассортимент проверить поштучно еще раз и если выяснится недостача товара, начать анализ, каким образом это могло произойти.

По практике торговых фирм, сумма товара, который был утрачен, делится на всех продавцов, которые по данному направлению товара вели торговлю. Не исключен и случай кражи товара покупателями, но цель ревизии не расследовать причинно-следственные отношения, а выяснить, имеет ли место быть недостача или нет.

Для грамотного проведения ревизии необходимо составлять протокол ревизии, в котором будут подписи всех лиц, которые принимали участие в данном мероприятии во избежание несогласия насчет обозначенных цифр недостачи.

Проводить ревизию логичнее всего в конце месяца, так как она станет хорошим итогом работы за месяц и позволит помесячно анализировать наличие убытков в данном торговом секторе. О ревизии, всех участвующих в ней, необходимо предупреждать заранее. Также необходимо составлять план по магазинам такой, чтобы была возможность привлечь сотрудников в помощь ревизорам для пересчета продукции, тогда время ревизии значительно сократится, а коэффициент полезности повысится.

Ревизия — очень действенный инструмент не только контроля, но и психологического устрашения продавцов и ответственных за товар менеджеров, так как она наглядно демонстрирует, что любое хищение продукции станет дополнительной финансовой нагрузкой на всех, кто к продукции имел хоть какое-то отношение.

Полезный совет
Проводите ревизию в присутствии подотчетных лиц. В противном случае высок риск повышенной напряженности со стороны последних.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector