Как правильно составить акт украина

Как правильно составить акт украина

Акт — одна из ключевых бумаг в документообороте компании. Существует множество видов актов для различных операций. Обычно документы заполняются по определенной форме, оговоренной в законе.

Ключевые характеристики актов

Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:

  • Ревизии и различные исследования.
  • Инвентаризация.
  • Испытание новой техники.
  • Передача ТМЦ.
  • Передача дел новому руководителю.
  • Направление в эксплуатацию объектов завершенного строительства.

Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.

Разновидности актов

Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:

  • О списании активов.
  • О приеме-передаче активов/работ/документов.
  • О проверках техники/ итогов работы.
  • Об осмотрах.
  • О нарушениях в сфере трудовой дисциплины.
  • Об отказе поставить подпись, подтверждающую ознакомление с приказом.
  • Об отказе предоставить объяснения касательно дисциплинарного нарушения.
  • Об испытаниях оборудования/образцов.
  • О ликвидации учреждения.
  • О ревизии/инвентаризации.
  • О проведении расследования по факту ЧП, несчастных случаев.

Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.

Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины

Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:

  • Неисполнение своих обязанностей.
  • Невыполнение распоряжений руководителя.
  • Прогулы.
  • Появление на рабочем месте в пьяном состоянии.

Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:

  • О прогуле.
  • Об отказе в предоставлении объяснений.

Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.

Особенности оформления актов

Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:

  • Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.
  • Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.

Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.

Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.

Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:

  • Прием-сдача ценностей и документов.
  • Инвентаризация.
  • Расследование ЧП.

Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.

Что должно содержаться в документе?

Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:

  • Дата и место оформления документа.
  • ФИО, должность и инициалы лица, составившего акт.
  • Лица, в присутствии которых сформирован документ (их ФИО и должность).
  • Нарушение сотрудника, из-за которого составляется акт.
  • Объяснения, данные работником касательно нарушения.
  • Подписи свидетелей, которые присутствовали при оформлении.
  • Подписи лиц, оформлявших акт.
  • Подпись сотрудника, подтверждающая ознакомление с документом.

Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.

Существуют особенности составления того или иного вида акта. Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.

Дополнительные требования к оформлению

Для создания акта нужен или бланк фирмы, или специальный бланк со стандартным текстом. Документ этот должен соответствовать нормам ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, в акте должны быть эти положения:

  • Наименование фирмы.
  • Наименование документа (акт).
  • Номер.
  • Наименование акта, заголовок (к примеру, «о прогуле»).
  • Подписи.
  • В некоторых случаях должен присутствовать граф утверждения.
Читать еще:  Поможем правильно выбрать подходящие

К СВЕДЕНИЮ! Заголовок документа должен быть согласован с наименованием («акт»). То есть, он должен быть поставлен в родительном или предложном падеже.

Рекомендации.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Трудовой договор.

Охрана труда / Безопасность.

Акты — образцы и примеры

Автор: журнал «Кадровое дело», Подписка на журнал
Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. Давайте посмотрим, как правильно оформить делегирование полномочий (с правом подписи кадровых документов).

Акт — это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
— о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
— об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
— об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
— сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
— приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
— передачи-приема (дел, документов);
— обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
— испытаний (образцов, систем, технологий);
— ревизии, инвентаризации;
— расследования аварий, несчастных случаев;
— ликвидации организаций и др.

Будьте свидетелем!

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь — найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Наиболее распространенные должностные проступки:
— несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
— несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
— прогулы;
— появление на работе в состоянии опьянения.

Составляем правильно

А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.

В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:
1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.
2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.

Пример
«Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем».
3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).
4. Какое именно нарушение допустил работник.

Пример
«4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения».

Пример
«4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин».
5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).
6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.
7. Подпись составителя акта.
8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.
Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

Читать еще:  Правильно поставить ударение начала

Как оформить акт

Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).

На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).

В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:
— название организации;
— название вида документа (слово «акт»);
— дата и регистрационный номер документа;
— место составления;
— заголовок к тексту (название акта);
— подписи;
— в необходимых случаях — гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.

Следите за тем, чтобы заголовок к тексту грамматически согласовывался со словом «акт», то есть стоял в родительном или предложном падеже. Приведем несколько образцов:

Как правильно составить акт украина

АКТ

передачі матеріальних цінностей однією

матеріальною особою іншій

12.10.2006 м.Київ №7

Підстава: наказ по університету від 01.06.2006 № 62

Голова комісії – начальник кафедри Ткачук О.Ф.

члени комісії – старший лаборант кафедри Міщенко К.К

викладачі – Олежко О.О., Зайчук Р. .Л. Присутні: начальник Господарчої служби Королюк В.М.

12.09.2006 комісія перевірила наявність матеріальних цінностей у кабінеті № 414 й передала лаборанту кафедри адміністративної діяльності Дацюк К.О. такі матеріальні цінності:

Акт складено у трьох примірниках: перший – бухгалтерії; другий – для кафедри; третій — для факультету.

Голова комісії (підпис) О.Ф.Ткачук

Примітки до Акту:

Акт — документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти бувають законодавчі та адміністративні. Вони можуть мати різне призначення. Деякі адміністративні акти служать бухгалтерськими документами, інші складаються залежно від характеру подій, зміни керівництва тощо.

Складання актів доручається комісіям, які затверджуються або наказами керівництва, або розпорядчими документами вищих організацій. Часто акти складаються постійно діючими експертними комісіями.

Текст акта складається з двох частин: вступної та констатуючої.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта, зазначаються ті особи, які його складали, а також ті, хто був присутній при його складанні.

Вступна частина будується за схемою:

– складено комісією у складі: .

При зазначенні осіб, які брали участь у складанні акта, зазначають їх посади, ініціали, прізвища.

У констатуючій частині викладається мета і завдання акта, сутність та характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється про кількість примірників та про місце його зберігання. Дата акта повинна відповідати дню факту, що актується.

Досить часто у своїй роботі акти перевірки доводиться складати працівникам різних служб правоохоронних органів. Незалежно від того, працівники яких служб складають документ (акт), у ньому мають бути дотримані всі вимоги щодо оформлення.

Інформаційні документи

Переважна більшість документів, які відправляються із установ та надсилаються (надходять) до них, є інформаційно-довідковими. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації.

Інформація, яка міститься в цих документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

комісії, їхні посади, прізвища, ініціали, та констатуючої, в якій зазначають мету і завдання, описують сутність і характер виконаної роботи, встановлені факти, вносять пропозиції, роблять висновки.

  • 3. Дата акта має відповідати дню факту, що актується.
  • 4. Акт складають у трьох примірниках: 1-й направляють до вищої організації, 2-й — керівникові організації, 3-й підшивають до справи.
  • 5. Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні, а також присутні.

Зразок

МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОСТІ ЗАТВЕРДЖУЮ

БУДІВЕЛЬНИХ МАТЕРІАЛІВ Директор комбінату

Київський азбестоцементний Р.М. Стеценко

12.10.98 № 12 м. Київ

Установлення продуктивної потоково-механізованої технологічної лінії для виробництва азбестоцементних волокнистих листів

Підстава: Наказ директора комбінату від 10.09.98 № 101

Створено комісію в складі:

Голова — керівник лабораторії технології листових матеріалів СІ. Марченко.

Члени комісії — головний технолог комбінату Д.М. Петриченко, старший інженер лабораторії Ю.В. Симченко.

Присутні: заступник директора заводу № 1 Н.Л. Матвійчук, головний інженер комбінату М.П. Родін.

У період з 10.10.96 до 12.10.98 комісія провела роботу з метою встановлення фактичної продуктивності технологічної лінії для виготовлення азбестоцементних волокнистих листів на заводі № 1.

Технологічну лінію прийнято до експлуатації Державною комісією в грудні 1996 р. із середньою сталою годинною продуктивністю 800 листів. За час, що минув з моменту прийняття лінії до експлуа-

АКТ — документ, складений однією чи кількома особами, що підтверджує встановлені факти, події. Акти складають після прийняття завершених будівельних об’єктів, під час проведення випробувань нової техніки та обладнання, в разі нещасних випадків, при зміні керівництва та при інших подіях.

Часто акти складають за раніше встановленою формою. За необхідності акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства. Відповідно до змісту фіксованого матеріалу акти бувають:

законодавчі: містять рішення щодо законів, указів, постанов;

адміністративні: підтверджують факти, події, вчинки, пов’язані з діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб.

Реквізити акта:

  • 1) автор документа (назва відомства, організації);
  • 2) назва виду документа (акт);
  • 3) номер;
  • 4) дата, місце складання чи видання;
  • 5) гриф затвердження;
  • 6) заголовок до тексту;
  • 7) підстава (наказ керівника чи відомства);
  • 8) склад комісії;
  • 9) присутні (перелічують прізвища і посади);
  • 10) текст;
  • 11) відомості про кількість примірників акта, місце зберігання їх;
  • 12) перелік додатків до акта;
  • 13) підписи членів комісії та присутніх.
Читать еще:  Как правильно установить колонки в авто

Вимоги до оформлення акта

  • 1. Заголовок до тексту має включати короткий зміст актованого факту чи події.
  • 2. Текст складається з двох частин: вступної, в якій вказують підстави для складання акта, перераховують членів комісії, їхні посади, прізвища, ініціали, та констатуючої, в якій зазначають мету і завдання, описують сутність і характер виконаної роботи, встановлені факти, вносять пропозиції, роблять висновки.
  • 3. Дата акта має відповідати дню факту, що актується.
  • 4. Акт складають утрьох примірниках: 1-й направляють до вищої організації, 2-й — керівникові організації, 3-й підшивають до справи.
  • 5. Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні, а також присутні.

Зразок

МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОСТІ ЗАТВЕРДЖУЮ

БУДІВЕЛЬНИХ МАТЕРІАЛІВ Директор комбінату

Київський азбестоцементний P.M. Стеценко

12.10.98 № 12 м. Київ

Установлення продуктивної потоково-механізованої технологічної лінії для виробництва азбестоцементних волокнистих листів

Підстава: Наказ директора комбінату від 10.09.98 № 101

Створено комісію в складі:

Голова — керівник лабораторії технології листових матеріалів СІ. Марченко.

Члени комісії — головний технолог комбінату Д.М. Петриченко, старший інженер лабораторії Ю.В. Симченко.

Присутні: заступник директора заводу № 1 Н.Л. Матвійчук, головний Інженер комбінату М.П. Родін.

У період з 10.10.96 до 12.10.98 комісія провела роботу з метою встановлення фактичної продуктивності технологічної лінії для виготовлення азбестоцементних волокнистих листів на заводі № 1,

Технологічну лінію прийнято до експлуатації Державною комісією в грудні 1996 р. із середньою сталою годинною продуктивністю 800 листів. За час, що минув з моменту прийняття лінії до експлуатації, її продуктивність значно підвищилася. Для уточнення продуктивності лінії і визначення якості продукції, що випускається, комісія розглянула такі матеріали.

  • 1. Відомості про роботу технологічної лінії за весь період експлуатації.
  • 2. Результати роботи лінії за перший — третій квартали 1997 р.
  • 3. Фізико-механічні показники.

Ґрунтуючись на аналізі наданих матеріалів і на результатах роботи технологічної лінії заводу № 1, комісія відповідно до Вказівок з проведення одночасного обліку наявних виробничих потужностей діючих промислових підприємств визначила годинну продуктивність лінії — 4000 листів, що відповідає річній потужності ЗО млн. листів.

Комісія пропонує встановити потужність технологічної лінії розміром ЗО млн. листів на рік.

Складено в трьох примірниках: 1-й примірник — комбінатові; 2-й примірник — лабораторії; 3-й примірник — заводові № 1.

Как правильно составить акт украина

Довідково-інформаційні документи

Акт – це документ правової чинності, в якому конста­туються або підтверджуються факти, події, пов’язані з діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів, вчинками посадових осіб.

Акти поділяються на законодавчі й адміністративні.

Законодавчі акти містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів.

Адміністративні акти складаються тимчасовими або постійно діючими комісіями, окремими посадовими особами (ревізорами, інспекторами) в присутності свідків або без них за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ чи товарно-грошових цінностей, проведенні випробувань нової техніки, нещасних випадках, інвентаризації, зміні керівництва тощо. Тимчасові комісії призначаються, як правило, наказом керівника установи, якому потім подаються на розгляд і затверд­ження результати роботи комісії. При необхідності акти розглядаються й затверджуються вищою інстанцією.

Кількість примірників актів визначається нормативни­ми документами або практичними потребами. Акт може бути підставою для видання адміністрацією відповідних розпорядчих документів, судового позову.

Акт складається з таких реквізитів:

1. Автор документа (назва відомства, організації).

2. Затвердження (вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата, номер, місце складання.

6. Підстава (наказ керівника установи).

7. Склад комісії.

11. Відомості про кількість примірників, їх місцезнаходження.

12. Перелік додатків до акта.

13. Підписи членів комісії та присутніх (за необхідності).

Текст акта складається зі вступної (підстави для скла­дання акта, склад комісії, мета її роботи) та констатуючої частин (суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, пропозиції, висновки).

Приклад

Запорізький ЗАТВЕРДЖУЮ
інститут Ректор ЗІРЕ
радіоелектроніки (підпис) А. А. Сухарльов

25.10.2005 р. м.Запоріжжя

Про ліквідацію малоцінного інвентаря.

Підстава: наказ ректора ЗІРЕ № 11/23 від 20.10.2002 р.

Комісія у складі Зав’ялова Олега Вікторовича, бухгалтера (голова комісії), Твердохлєбової Ольги Кузьмівни, завідувача складом № 2, Решетило Людмили Федосіївни, коменданта гуртожитку №1 (члени комісії) склала цей акт про те, що в результаті обстеження інвентаря, який знаходиться на складі № 4, було виявлено, що нижченазване майно внаслідок тривалої експлуатації стало непридатним для подальшого використання.

Комісія вважає за необхідне вищеназваний інвентар зняти з балансу ЗІРЕ і ліквідувати його.

Голова комісії (підпис) О.В.Зав’ялов

Члени комісії (підпис) О.К.Твердохлєбов

Сподівання

Учитель до учня:
–?Сподіваюся, сьогодні ставлю тобі двійку востаннє!
–?Невже більше не будете мене питати?

Довідково-інформаційні документи Доповідна записка — це документ, адресований керів­никові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти,

Довідково-інформаційні документи Пояснювальна записка — це документ, в якому: — особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається

Довідково-інформаційні документи Довідка — це документ, який містить опис та підтвер­дження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю

К вопросу о студентах и кризисе можна подойти философски. Т.е. кризис может быть вовсе не помехой, а как-бы некоторым стимулом

Спеціалізована документація Договір — це документ, який засвідчує угоду двох або більше юридичних чи фізичних осіб про встановлення, зміну або

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector