Как правильно составить обращение

Письмо-обращение

Одним из самых распространенных видов деловых писем, направляемых физическими лицами и организациями другим физическим лицам или организациям, является письмо-обращение.

Кто и куда может обращаться

Суть письма-обращения заключается в мотивации его получателя выполнить какое-либо действие или рассмотреть какой-то вопрос.

По большому счету обратиться посредством письма можно к любому адресату. Главными условиями действенности обращения будут:

  • наличие у адресата компетенции предоставлять информацию или решить вопрос, которое касается обращение;
  • наличие у составителя обращения права обращаться с ним.

Круг вопросов, освещаемых письмами-обращениями, достаточно широк. Различают следующие виды обращений в зависимости от статуса отправителя и получателя:

  • от физического лица к физическому лицу;
  • от физического лица к организации;
  • от организации к организации.

Посредством писем-обращений можно:

  1. запросить информацию (о ходе уголовных дел, состоянии пенсионного счета, о наличии документов, о кадровом составе организации и т.п.);
  2. донести информацию до заинтересованного лица (о нарушении, происшествии);
  3. попросить о рассмотрении предложения (изменение маршрута, графика работы, о сотрудничестве и т.п.);
  4. попросить о проведении определенных действий и процедур (возврат оборудования, направление документов, уборка территории и т.п.).

Следует помнить, что для некоторых типов обращений существуют установленные законом формы, без соблюдения которых данное обращение к рассмотрению принято не будет.

Составление письма-обращения

Для большинства видов обращений законом определена свободная форма вплоть до отсутствия требований к орфографии (это, например, относится к письмам в прокуратуру, полицию).

Главное условие — чтобы обращение отвечало на вопросы о том, кем и куда оно направлено и чего хочет его автор. Кроме того, обращение должно быть мотивированным.

Если обращение составлено на основании какого-либо нормативного акта, во исполнение какого-либо требования, то его необходимо упомянуть в тексте.

В целом же структура писем-обращений выглядит следующим образом:

  1. наименование адресата;
  2. наименование организации ФИО, должность и адрес обратившегося, контактный телефон или e-mail, по которому может быть направлен ответ;
  3. текст обращения. Если информация носит конфиденциальный характер и испрашивается из государственных органов, то указывается статус составителя обращения (как правило, прикладываются копии подтверждающих документов). Как правило, обращение в тексте письма начинается со слов «прошу»;
  4. список приложений к обращению, если они имеются;
  5. дата направления письма и подпись.

Письмо-обращение, автором которого является организация, оформляется на фирменном бланке организации.

Направление обращения

Письмо-обращение может быть направлено различными способами:

  • лично или через курьера;
  • по факсу;
  • по электронной почте;
  • обычной почтой.

Рекомендуем при передаче письма лично или через курьера оформить второй экземпляр письма, на котором принявшее его лицо (секретарь, работник канцелярии) проставит свою подпись.

Письмо-обращение: образец

В статье расскажем, как правильно составить письмо, адресованное конкретному человеку. Поделимся образцами писем-обращений.

Скачайте образцы писем:

Особенности письма-обращения

Многие деловые письма, которые создают в процессе деятельности организации, адресуют конкретному человеку. Данный вид корреспонденции называется письмо-обращение. Следует понимать, что по большей части данные письма пишут и отправляют должностным лицам, депутатам, руководителям организаций и подразделений. Наличие обращения указывает на важность данного письма и необходимость его прямого рассмотрения.

Письмо-обращение к руководителю выставочного центра: образец

Чаще всего основанием для данного документа служит какая-либо просьба. Значительно реже обращение в письме используется для уточнения вопросов или внесения различных предложений. Именно по этим причинам рассматриваемая категория писем имеет специфичный вид изложения текста.

Так как данный документ подразумевает выполнение каких-либо действий от адресата, текст письма должен четко формулировать проблему или вопрос. При написании важно соблюдать деловой стиль , а проблему озвучивать ясно и четко. Более того, следует аргументировать необходимость тех или иных действий. При этом аргументы должны быть полными, весомыми и изложенными в правильном порядке.

Читать еще:  Як правильно вирощувати помідори теплиці

Отметим, что первостепенная задача письма-обращения — привлечь внимание адресата к проблеме, принять определенные решения. Однако важно соблюдать все правила, конкретно, ни в коем случае не оформляйте свои просьбы в виде требований. Подобная ошибка не только нарушает все правила деловой переписки, но и, вероятнее всего, возымеет отрицательный результат. Поэтому досконально проверьте текст на наличие подобных недочетов.

Пример письма-обращения с просьбой предоставить дополнительные данные

Как составить письмо обращение: образец

Официальное обращение в письме имеет несколько отличий от оформления стандартного делового письма. Самое главное — это наличие обращения. Используйте имя и отчество человека, которому адресуете письмо. Как правило перед парой имя-отчество добавляется стандартное: «Уважаемый …». Данная форма обращения является самой распространенной и общепринятой во всем мире. Реже в обращениях употребляются: «Господин …», «Товарищ …».

Как пишется обращение в письме: образец

Письмо—обращение не имеет наименования документа — вместо этого ставится само обращение по центру страницы. Сам текст письма начинается со следующей строки. Обращение может заканчиваться восклицательным знаком или запятой. В первом случае восклицание подчеркивает важность письма, а само его содержание начинается с заглавной буквы. Во втором случае текст письма следует начинать с прописной.

Образец обращения в письме

Текст письма должен начинаться с причин, по которым вы пишите документ. Далее обозначается сама проблема, после которой следует вопрос или просьба. Необходимо максимально точно сформулировать цель обращения, чтобы шансов достигнуть ее было значительно больше. Существенным аргументом могут служить ссылки на различные законы и нормативные акты.

После указания цели необходимо сформулировать пожелание. Напоминаем, что оно не должно носить характер требования. Лучше дополнить его пожеланием узнать результат, какие меры будут приняты или получить ответ. Также можно вставить строку, указывающую на ваше желание разобраться в этом вопросе как можно быстрее.

После основного текста необходимо поставить новой строкой подпись и расшифровку (иногда и наименование должности). В случае, если письмо оформляется от нескольких авторов, то каждый должен под ним подписаться. В таком случае подписи должны располагаться друг под другом (в столбик).

Важно понимать, что если вы адресуете письмо обращение к руководителю, то оно должно быть учтивым и оформленным в соответствии с субординацией. К примеру, если обращение вы начали со слова: «Уважаемый …», то и закончить письмо необходимо фразой: «С уважением …».

В тексте письма обращения не следует злоупотреблять преувеличением проблемы, вашего отношения и эмоций по этому поводу. Не стоит использовать фразы, которые придадут письму излишнюю экспрессию, например: «Очень рады…», «К большому огорчению…», «Многоуважаемый …», «С самыми лучшими пожеланиями …».

Письмо-обращение направляют конкретному адресату. По сути, это та же просьба. Поэтому в таких письмах не должно быть жестких требований. Письма-обращения — это такая же часть деловой переписки. Поэтому не забывайте соблюдать правила делового этикета.

Образец обращения граждан

Образец обращения граждан

к главе Муниципального образования город Ирбит

(или заместителям главы администрации Муниципального образования город Ирбит)

Главе (заместителю главы администрации) Муниципального образования город ирбит

(фамилия, имя, отчество)

проживающего по адресу:

телефон для связи: ______________

ОБРАЩЕНИЕ

(Изложить суть вопроса, касающегося полномочий главы (заместителя главы администрации) Муниципального образования город Ирбит)

Приложение: (по желанию заявителя, в случае необходимости подтверждения своих доводов) копии предыдущих обращений (жалоб, заявок, ответов и т.п.) с указанием количества листов.

Если обращение коллективное, то обязательно должны быть подписи всех обратившихся (в оригинале) и указано, кому направить ответ (Ф.И.О., адрес, телефон).

Примечание:

В обращении указываются Ф.И.О. заявителя, точный адрес места жительства с почтовым индексом и контактный телефон. В самом заявлении необходимо указать причину обращения, а именно: кратко изложить суть вопроса, воздерживаясь от эмоциональных оценок. Не следует перегружать заявление излишними малозначительными деталями, за которыми может потеряться суть самого вопроса. При этом желательно, чтобы объем заявления не превышал одного листа.

Читать еще:  Правильно поставить шкив коленвала

Желательно указать, к кому из должностных лиц (сообщить их Ф.И.О., должность) и в какое время ранее обращался заявитель, приложить копии всех предыдущих обращений (жалоб, заявок и т.п.) с ответами уполномоченных лиц.

Подробные заранее предоставленные документы значительно экономят время и позволяют уполномоченному лицу, ответственному за подготовку ответа на обращение, более оперативно рассматривать вопросы, затронутые в обращении.

В коллективном обращении необходимо указать, кому из подписавших обращение граждан и по какому адресу направить ответ и его контактный телефон.

Контактный телефон необходим для того, чтобы должностное лицо, ответственное за подготовку проекта ответа на обращение, могло связаться и совместно с заявителем определить время выезда на место для рассмотрения обращения (при необходимости).

Как правильно написать обращение в госорганы?

Определитесь с адресатом

Уточните заранее, к чьим полномочиям относятся ваши вопросы.

Для этого зайдите на сайт ведомства или позвоните в справочную.

Если направите заявление не по адресу, его все равно рассмотрят. Письмо перенаправят в профильное ведомство. В этом случае ответ придется ждать, как минимум, на неделю дольше.

Если ваше обращение касается компетенции нескольких органов, перечислите их по порядку.

Закон: ч.ч. 3, 4 ст. 8 Федерального закона №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»

Как выбрать тип обращения

Перепутать «заявление» с «жалобой» — некритично.
Госорган обязан рассмотреть обращение.
Но лучше продемонстрировать, что вы разбираетесь в законах.
Это заставит власть внимательней отнестись к вашей ситуации.

Заявление — это просьба о помощи, о предоставлении информации, сообщение о нарушении закона или критика работы чиновников и правоохранителей.

Например, вы хотите узнать состав призывной комиссии, или сообщаете, что на доме незаконно установили рекламный баннер, или — что во дворе незаконно захвачены парковочные места.

Жалобу подают, если права граждан уже нарушены.

Например, военкомат отказался раскрывать состав призывной комиссии. Как правило, жалоба касается частных, а не публичных интересов. В жалобе требуют восстановить нарушенные права.

Предложение — рекомендация по улучшению работы госорганов.

Закон: ст. 4 Федерального закона №59-ФЗ
«О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»

Структура обращения

Информация об адресате. Если хотите обратиться к конкретному лицу, напишите его/её фамилию, имя и должность. Если нет — только должность или название ведомства.

Например, если обращение в прокуратуру касается защиты окружающей среды, достаточно написать «природоохранному прокурору».

Данные заявителя. Укажите ФИО полностью, мобильный телефон и адрес, на который хотите получить ответ. Адрес может не совпадать с местом вашей регистрации.

Если хотите получить ответ на email, укажите его. Однако на практике в электронном виде отвечают только на обращения через интернет-приемную.

Внимание: фамилию и адрес для ответа указывать обязательно. Анонимные обращения не рассматриваются.

Тип обращения: заявление, жалоба или предложение.

Суть обращения изложите в свободной форме. Заявление от руки пишите разборчиво. Иначе госорган откажется рассматривать вопрос по существу.

Дата и подпись. Их отсутствие — основание для отказа в рассмотрении обращения.

Что писать в обращении

Если необходимо, сформулируйте одно или несколько требований. Их можно оформить нумерованным списком. Для удобства рекомендуем отделить требования от основного текста словом «прошу», написанным по центру строки.

Например, вы можете попросить о проверке, о разъяснении обстоятельств, потребовать привлечь виновных к ответственности.

Внимание: если используете нецензурные, оскорбительные выражения, угрожаете здоровью и имуществу должностного лица или его семьи, обращение оставят без ответа по существу. (ч. 3 ст. 11 Федерального закона №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).

Как оформить приложения

Если прилагаете к обращению документы, подписные листы — перечислите их в виде списка.

Читать еще:  Як правильно качати прес відео

Полезно указывать количество документов и их объем в листах.

Если прилагаете копии, после списка сообщите, что готовы представить подлинники.

Помните: на любом этапе вы вправе предоставлять дополнительные документы и материалы.

Проект «Конструктор обращений» является победителем конкурса Human Rights Incubator и реализуется при финансовой поддержке Европейской Комиссии.

Авторские права на продукты, создаваемые в рамках нашего проекта, распространяются под открытой лицензией Creative Commons, то есть принадлежат обществу и доступны для бесплатного использования и изменения без ограничений.

Письмо-обращение: образец заполнения, стилистика и форма

Многих людей волнует, как написать письмо-обращение. Образец, на самом деле, является практически одинаковым для всех случаев. Этот документ многие отправляют в организации, фирмы, инстанции и прочие места для решения определенных вопросов. Его необходимо составлять как обычным гражданам, так и различным частным предпринимателям. Что ж, все изложим по порядку.

Первое, что нужно знать

Итак, перед тем как написать письмо-обращение, необходимо понять, по какому принципу этот документ составляется. Что ж, при написании такой бумаги необходимо соблюдать абсолютно все правила деловой переписки. Первое, что необходимо усвоить, – использование официального стиля изложения. Важно обдумать содержание заранее, составить его убедительно, четко, логично и понятно. Пример письма-обращения представляет собой текст, суть которого изложена кратко и оптимально. Максимальный объем документа составляет одну страницу. Основная задача человека – привлечь внимание получателя и заинтересовать своей проблемой. Необходимо, чтобы адресат тут же принял решение после прочтения послания. Очень весомым должно получиться письмо-обращение. Образец представляет собой текст, в котором четко высказана позиция автора, аргументирована не одним фактом и доказательством. Необходимо последовательно излагать свои вопросы и просьбы. Все смешивать в единую кучу не стоит. И, конечно, в конце следует подчеркнуть то, насколько важно это послание.

Этот аспект также имеет большое значение. Композиция важна в случае, когда составляется письмо-обращение. Образец стандартный. В верхнем левом углу поставьте дату обращения. В правом – укажите куда и кому необходимо адресовать письмо. Это может быть наименование фирмы, учреждения, государственного органа, ФИО физического лица и т.д. Чуть ниже напишите свои данные: ФИО, адрес, телефон, e-mail – чем больше будет информации, тем лучше. Желательно набирать текст на компьютере, а если решено написать от руки, то обязательно разборчивым почерком.

Письмо-обращение: образец содержания

Посередине листа необходимо написать непосредственно текст. Какое выбрать обращение? Однозначно официальное, на выбор что-нибудь из перечисленного: уважаемый, господин, почитаемый, товарищ и т.д. К слову необходимо присоединить фамилию с именем и отчеством. Если лицо занимает какое-то положение или имеет звание, то надо указать и его. Чтобы подчеркнуть значимость просьбы, стоит в конце поставить восклицательный знак. А потом уже писать само письмо-обращение. Образец, как таковой, существует, но для каждого случая свой. Что ж, в целом есть универсальный вариант. Первым делом указываются причины, которые являются побуждением к обращению, потом – суть проблемы, а затем обозначают цель письма. Деталей должно быть как можно больше. Они помогут убедить адресата в исполнении просьбы. И к тому же немаловажно указать основание обращения. Это может быть норма, право, свод правил, регламент или законодательный акт.

Формулировка

Многим людям трудно сформулировать свое пожелание или просьбу. Что ж, здесь есть несколько правил. Во-первых, следует избегать требований. Лучше употребить побольше убеждений. Адресат должен понять, что ему самому выгодно выполнить просьбу. Можно намекнуть ему о его заинтересованности в данном деле. Обращение нужно закончить на оптимистичной ноте, побуждающей к действию, но максимально корректно. Лучше показать, что ответ значит очень многое и его не терпится получить как можно скорее. И, конечно, все необходимо подписать. После этого можно будет отправлять. Остается только ждать ответа.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector