Содержание

Как правильно составить спецификацию к договору

Спецификация на поставку товара

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

  • наименование субъектов, между которыми он заключается;
  • объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
  • стоимость;
  • условия по которым он должен исполняться;
  • права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

  • номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
  • номер спецификации, как приложения;
  • обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

  • наименование товаров или материалов;
  • единица их измерения;
  • количество;
  • цена за штуку;
  • общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

  1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
  2. через курьерскую службу;
  3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
  4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Как составить спецификацию к госконтракту

Что это за документ в рамках 44-ФЗ

Он содержит такие существенные условия, как наименование и количество продукции, а также ее стоимость, включая цену за единицу. Таким образом, этот документ раскрывает заключенное между заказчиком и поставщиком соглашение о предмете и цене.

Читать еще:  Красная нитка на руке правильно

Когда составлять

Заказчик прикладывает бланк к проекту контракта при проведении закупок. На этом этапе его можно предоставить в виде пустой таблицы или перечислить наименования планируемых к закупке товаров или услуг. Эти документы, а также тендерную документацию и извещение о процедуре требуется разместить в ЕИС.

В процессе проведения закупочной процедуры определяется окончательная цена госконтракта. Если это был электронный аукцион, то не позднее 5 дней после опубликования протокола проведения торгов заказчик должен направить контракт без своей подписи, но с указанием конкретных показателей продукции в соответствии с заявкой победителя (ч. 2 ст. 70 № 44-ФЗ). Далее у поставщика есть 5 дней, чтобы подписать уже заполненную бумагу, предоставить обеспечение и другие документы при необходимости (ч. 3 ст. 70 № 44-ФЗ).

А вот после размещения в ЕИС протокола проведения конкурса поставщик в течение 10 дней обязан направить покупателю заполненное соглашение с обеспечением. Последний также в срок, не превышающий 10 дней, ставит на документе свою подпись (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).

Заказчик вправе установить в проекте контракта положение о том, что победитель обязан предоставить разбивку по ценам на товары после заключения соглашения. Ведь госзаказчик в течение 3 рабочих дней размещает сведения о сделке в реестре контрактов с указанием цены за каждую единицу продукции.

Если госконтракт заключается на услуги, то готовится образец спецификации на услуги. Он может выглядеть, например, так:

Кто составляет

Предполагаем, что в первом случае образец спецификации к договору поставки товара 2019 года должен заполнить заказчик, а во втором — поставщик. Однако закон все-таки не приписывает эту обязанность кому-либо конкретному. Но, как показывает практика, рассматриваемую бумагу чаще всего заполняет именно участник вне зависимости от вида торгов.

Как заполнять

Правила составления не определены в законодательстве. Если она составляется к контракту на поставку, можно выделить пункты:

  1. Порядковый номер.
  2. Наименование товара, работы или услуги.
  3. Технические характеристики.
  4. Количество.
  5. Единица измерения.
  6. Цена за единицу.
  7. Общая стоимость по каждой позиции.
  8. Итоговая сумма.

Форма спецификации к договору оказания услуг будет иметь аналогичный вид, только количество заменяют на объем. Дополнительно можно прописать график исполнения.

Все о спецификации к договору поставки: как составить, заполнить и расторгнуть

Грамотно составленный договор поставки – залог успешной сделки, поэтому важно уделить особое внимание его содержанию. Спецификация к договору поставки – это специальное приложения к соглашению, которое конкретизирует его отдельные положения и помогает не перегружать информацией тело договора. Как выглядит документ и о чем нужно помнить при его составлении – расскажем в статье

Спецификация к договору поставки

Необходимость в спецификации возникает при составлении договоров с продолжительным периодом действия, когда подразумевается, что товар будет поставляться на протяжении длительного времени.

Документ представляет собой письменное приложение, которое составляется параллельно с договором поставки. В нем максимально полно отражают характеристики поставляемой продукции – сортность, количество, единица измерения и пр. В одном договоре может быть любое количество спецификаций: никаких ограничений не существует — обычно на каждую партию товара оформляется отдельное приложение.

Отсутствие спецификации влечет за собой определенные риски. Договор, согласно п. 3 ст. 455 ГК РФ, могут признать незаключенным, если его содержание не позволяет определить четкие характеристики поставляемого товара. И если возникнет судебный спор, одна из сторон понесет серьезные убытки. Например, если договор признают незаключенным после внесения предоплаты, поставщику, согласно ст. 1102 ГК РФ, могут вменить неосновательное обогащение за счет другой стороны. Поэтому важно внимательно относиться к составлению спецификации и учитывать все особенности документа. За помощью в составлении правильного договора и приложений обращайтесь к специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они возьмут на себя всю бумажную и рутинную работу, освободив ваше время для развития бизнеса.

Какой образец спецификации к договору поставки товара актуален в 2019 г.

Письменное соглашение составляется в произвольной письменной форме на фирменном бланке компании или на обычном листе бумаги – унифицированного бланка для него не разработано. Основное требование для образца спецификации к договору поставки товара – максимальная детализация, которая позволяет четко расшифровать ассортимент поставляемых товаров.

В договоре обязательно указывают ссылку на этот документ. Составлением спецификации занимается представитель компании-поставщика, который оформляет и сам договор поставки, например руководитель или юрист организации.

Шапка документа включает такие данные:

  • номер договора, к которому оформляется спецификация, дата его заключения;
  • номер самого приложения;
  • название документа.

Стандартный формат спецификации – таблица, к каждый столбец которой вносят идентификационные характеристики товара:

  • наименование продукции,
  • единица измерения,
  • количество поставляемого товара,
  • стоимость единицы продукции,
  • общая сумма по договору поставки.

Если поставщик считает нужным, в документ можно внести любые иные дополнительные сведения, например условия хранения и транспортировки, маркировка и т. д.

Спецификация не является самостоятельным документом, и может служить только дополнением к договору поставки. Приложение считается действительным только при наличии подписи руководителя организации, осуществляющей поставку продукции, а также представителя компании, которая принимает товар. Оформляется спецификация в двух экземплярах – по одному для каждой стороны сделки.

Спецификация к договору поставки: на что обратить внимание

1. Важный аспект, который нужно учесть при составлении приложения – стоимость товара или услуги и сумма налога. Если по договору подразумевается поставка нескольких позиций, необходимо указать в спецификации стоимость каждой, а также проверить корректность расчета налога. Дело в том, что в ряде организаций по внутренним требованиям предоставления документации НДС не прописывается, из-за чего при сопоставлении общей суммы договора и суммы в спецификации могут возникнуть расхождения.

2. Обязательно убедитесь в правильности указанного адреса поставки товара.

Николай Спорыхин, директор департамента технологического оборудования АО «ЭлТех СПб»

Мы часто работаем с крупными компаниями, в состав которых входит несколько объектов. Как правило, заказчику необходимо, чтобы то или иное оборудование было доставлено именно на ту площадку, где оно будет использоваться или, например, на склад, который также может располагаться не по основному адресу заказчика. Поэтому обязательно убедитесь, что в спецификации указан корректный адрес – это рекомендация для обеих сторон, которая поможет избежать ненужных транспортных расходов.

Читать еще:  Правильные грядки огороде видео

3. Уточните список контактных лиц и специалистов, уполномоченных осуществлять приемку по качеству и количеству. Обе стороны должны четко понимать, с кем поддерживать оперативную связь в ходе реализации проекта, кто несет ответственность за донесение информации до релевантных специалистов в своей организации, а также кто имеет право подписывать документы, подтверждающие выполнение обязательств по договору. При этом документ, который засвидетельствует такие полномочия, доверенность, например, также надо указать в спецификации.

4. Укажите в спецификации полный комплект сопроводительных документов, который вправе затребовать покупатель.

Николай Спорыхин, директор департамента технологического оборудования АО «ЭлТех СПб»

У нас большой опыт работы с госзаказчиками, и у таких организаций нередко бывают более широкие требования по сопроводительной документации, чем предусмотрено законодательством: дополнительные сертификаты, декларации, свидетельства и т. п. Многие из таких документов после поставки оформить бывает невозможно или затруднительно, поэтому лучше, во избежание сложностей и претензий с обеих сторон обсудить подобные вопросы заранее. Иначе может возникнуть ситуация, когда заказчик просто откажется принимать поставленный товар.

Условия расторжения спецификации к договору поставки

На спецификации, которые оформляются в качестве приложения к договору, распространяются с момента их подписания те же требования и нормы, что и на основной документ. При взаимном согласии сторон в любую его часть можно внести изменения, например, если меняются сроки поставки продукции. Но расторжение спецификации к договору поставки и составление нового образца документа возможно лишь в ограниченных случаях.

Согласно ст. 310 ГК РФ, односторонний отказ от исполнения обязательств по договору поставки недопустим. Расторжение договора спецификации может происходить по одному из трех вариантов:

  1. По соглашению сторон – если им удалось достичь договоренности по внесению изменений или заключению доп. соглашения (п. 1 ст. 450 ГК РФ).
  2. При отказе от договора – это возможно лишь в судебном порядке, если инициатору расторжения удастся доказать, что неисполнению обязательств послужили уважительные причины (ст. 450.1 ГК РФ).
  3. В одностороннем порядке – если одна из сторон допустила существенные нарушения договора, например, неоднократного нарушения сроков оплаты товара (ст. 523 ГК РФ).
  4. Как показывает практика, чаще всего стороны предпочитают урегулировать подобные проблемы мирным путем.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Ваш браузер не поддерживает плавающие фреймы!

оплату, то есть применяем общий порядок по ст. 395 ГК РФ. В расчете опираемся на ключевую ставку, действовавшую в период 10.06.19 — 20.09.19 гг.

Спецификация к договору поставки товара

specifikaciya.jpg

Похожие публикации

Поставка товаров сопровождается не только заключением соответствующего договора между участниками сделки. В определенных случаях потребуется составление приложения, в котором будут конкретизированы основные условия соглашения. В качестве такого приложения выступает спецификация к договору поставки товара. Что это за документ и как его правильно составить? Об этом далее.

Что такое спецификация к договору поставки?

С этим документом сталкивались все предприниматели, которым хотя бы раз приходилось заключать с контрагентами соглашение о поставке товаров. Спецификация – это письменное приложение к договору или иным аналогичным документам, оформленное в двух оригинальных экземплярах. Ее разрабатывают вместе с договором, она не является самостоятельным документом и не имеет без него юридической силы. В спецификации перечисляют качественные и количественные характеристики товаров, которые будут поставляться в период действия соглашения.

Пользу спецификации сложно переоценить. Она незаменима в том случае, если поставляемая продукция будет периодически меняться по своему составу и количеству. Также спецификация придет на выручку, если перечень товаров очень большой и их характеристики неудобно включать в текст самого соглашения по причине большого объема такой информации. Скачать образец спецификации к договору поставки товара можно ниже.

Ключевое назначение данного документа – согласование предмета соглашения поставки. В нем должны быть прописаны все существенные для конкретной сделки параметры поставляемой продукции. Так как на основе спецификации осуществляется приемка товаров ответственными сотрудниками – в ней следует максимально подробно отобразить сведения о товарах во избежание недоразумений и проблем в дальнейшем.

Что характерно для спецификации:

Наличие ссылки на договор, к которому она прилагается.

Наличие порядкового номера (если таких приложений несколько).

Описание каждой товарной позиции в соответствии с техническими показателями и общепринятой номенклатурой.

Наличие единиц измерения товаров, их количества, цены единицы и общей суммы по каждой товарной позиции.

Указание итоговой суммы с НДС и без него.

Наличие печатей и подписей уполномоченных сторонами должностных лиц.

За оформление спецификации несут ответственность сотрудники организации-поставщика. Это может быть юрист, менеджер или иной специалист, обладающий точными сведениями о поставке и знающий, как правильно составлять подобную документацию. Образец спецификации к договору поставки товара за 2019 год будет представлен далее.

Сколько спецификаций можно составить в рамках одного договора?

Законодательные документы не ограничивают количество спецификаций, которые могут быть оформлены к одному договору поставки. Отдельный документ составляется на каждую партию продукции. При этом сам договор подписывается контрагентами единожды. Если возникла необходимость во внесении изменений в подписанную спецификацию – одна из сторон направляет другой соответствующее заявление.

Правовое регулирование

Договорные отношения и порядок использования спецификации к договору поставки регулируются положениями ГК РФ, законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ и др. Кроме того, предприниматели должны руководствоваться инструкциями и прочими постановлениями в отношении процедуры приемки товаров и оценки его качества.

Спецификация к договору поставки станет весомым доказательством, если стороны начнут судебные разбирательства. Суды могут принять во внимание сведения, содержащиеся в этом документе, для взыскания с должника оплаты по поставке. Скачать спецификацию к договору поставки товаров абсолютно бесплатно можно ниже, и на ее основе разработать аналогичный документ для своей организации.

Как составить спецификацию

При составлении спецификации можно взять за основу форму ТОРГ-10, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (она не является обязательной к применению). Также организации имеют право самостоятельно разрабатывать форму приложения к договору поставки, в которой должны быть указаны все необходимые сведения.

Читать еще:  Как правильно ставить наличники

Чаще всего спецификация имеет вид таблицы, содержащей следующую информацию:

Что такое спецификация к договору поставки – правила заполнения

Понятие спецификации к договору поставки

Одним из самых популярных соглашений, о котором, вероятно, многие слышали, является договор на поставку товара. Залогом успешного бизнеса в этой сфере является быстро реализуемый товар. И инструментом для получения наибольшего процента реализации своих товаров является именно договор поставки.

Даже вроде бы несущественная мелочь при составлении договора может привести к значительным потерям. Важно составлять грамотный, понятный и выгодный договор поставки и его составляющих.

Одной из таких составляющих договора на поставку товара, является спецификация, и именно о ней мы поговори в нашей статье. Спецификацию, прилагаемую к тому или иному договору поставки важно составить правильно, так как именно этот документ является неотъемлемой часть договора поставки.

1. Цель спецификации

Основной целью этого документа является конкретизация самого соглашения в плане детального уточнения количества и стоимости поставляемого товара.

2. Что такое договор поставки и спецификации к нему

Договором на поставку товара определяется обязанность сторон в выполнении конкретных действий указанных в договоре.

Сторонами договора поставки является:

  1. Поставщик. Обязанностью этой стороны является своевременная поставка товара, установленного количества и качества.
  2. Покупатель. Сторона, получаемая товар и производящая в соответствии с договором оплату.

Сроки договора поставки определяются сторонами, участвующими в договоре. Существует специальная форма рамочного договора поставки. Рамочная форма определяет основные положения о сотрудничестве и данные, о сторонах: покупателя и поставщика.

В рамках такого соглашения участниками договора подписывается основной договор поставки на определенный срок поставок, но приложения о товаре – спецификация может меняться. Спецификации в рамочном договоре поставки могут подписываться участниками соглашения несколько раз при необходимости поставки новой партии. То есть договор поставки подписывается один раз, а спецификация с указанием состава и количества товара проходит подпись в момент необходимости завоза новой партии товара.

Данные указываемые в спецификации к договору

Установленного единого образца спецификации к договору о поставке товара не существует в РФ. Каждый предприниматель оформляет этот документ в произвольной форме для конкретно своего случая.

Но существует основные сведения, которые подлежат внесению в спецификацию, они могут изменяться и корректироваться при необходимости. Этот документ практически всегда заполняется в форме таблицы.

Сведения, указываемые в спецификации

  1. Номер товара по порядку.
  2. Наименование поставляемого товара (в соответствии с накладной).
  3. Количество товара.
  4. Единица измерения товара.
  5. Сумма договора поставки.
  6. При необходимости указывается еще данные о таре и стоимости услуг дополнительных, предоставляемых к данному соглашению.

Форма спецификации

Как и было сказано ранее, установленной государственной единой формы спецификации не существует. Данный вид документа является инструментом, позволяющим идентифицировать и конкретизировать определенный поставляемый товар.

Именно поэтому он на протяжении действия всего договора может изменяться в количественных и качественных показателях. Сторонами могут добавлять и подписываться конкретные графы именно их условий поставки.

Важно: в самом договоре обязательно должна быть проставлена отметка о наличии спецификации. Эта отметка выставляется в разделе о порядке поставки, и обязана быть подписана обеими сторонами соглашения, в противном случае спецификация не имеет юридической силы.

Какие правила заполнения спецификации обязаны соблюдаться

  1. В самом договоре обязана быть ссылка или другой вид информационного уведомления о наличии в договоре поставки спецификации.
  2. Спецификация обязана быть заполнена на отдельном листе и подписана до того момента как товар получен.
  3. Товар, указанный в спецификации обязан быть согласован обеими сторонами.
  4. в самой спецификации обязаны стоять подписи обеих сторон в противном случае, документ будет недействительным.
  5. Обязательно документ обязан быть составлен в 2 экземплярах.

Порядок заполнения спецификации:

  1. Дата подписания спецификации в шапке спецификации.
  2. Номер документа.
  3. Данные о том, к какому именно соглашению спецификация является приложением.
  4. Реквизиты покупателя и поставщика.
  5. Правильное наименование организаций обеих сторон. Обязаны быть указаны дважды.
  6. Реквизиты сторон указываются в конце спецификации.
  7. Наименования сторон прописываются вначале.
  8. Печати и подписи сторон.
  9. Дата заключения этого документа.

Виды спецификации

  1. Спецификация, как неотъемлемая часть соглашения, которая является приложением к договору поставки.
  2. Спецификация, которая выступает частью расчетных документов и прилагается к счету.
  3. Отгрузочная товарно – сопроводительная спецификация на определенную партию поставляемого товара.

Характеристики спецификаций для текущей поставки

Когда существует необходимость, к спецификации могут быть приложены образцы товара для будущей поставки.

Какие поля в текущей спецификации обязаны быть указаны:

  1. Срок поставки.
  2. Стоимость товаров.
  3. Количество товаров.
  4. Гарантии.
  5. Номенклатура.

Изменение готовой спецификации

На производстве бывают разные случаи, и иногда требуется изменить спецификацию. Причин тому может быть много, от задержки поставки до отмены определенных товаров. Но какая существует вероятность того на практике, что спецификация может быть изменена?

При необходимости внести определенные изменения с составленную спецификацию следует помнить, что этот документ является частью договора и имеет юридическую силу.

В случае необходимости изменить спецификацию к соглашению, это обязано быть по согласованию обеих сторон, и закреплено в письменной форме. После того, как стороны договорились об изменение спецификации обязательно необходимо составить новую спецификацию или внести изменения в существующую.

Обязательно после того, как ситуация разъяснилась и обе стороны согласны со спецификацией необходимо составить и пописать соответствующий документ в произвольной форме, в котором необходимо указать следующие данные:

  1. Сторонами установлена новая договоренность о необходимости внести изменения в спецификацию под номером №____.
  2. Указать дату старой спецификации: от ____.
  3. Указать номер договора поставки к спецификации, которого установлена новая договоренность: к договору №____.
  4. Изложить суть новой договоренности в определенном пункте спецификации и внести о нем пометки.
  5. Указать редакцию новой спецификации, если выбор пал на составление другой спецификации.

Важно: изменения могут повлечь составление новой спецификации или внесение изменений в существующую. В случае составления нового документа, будет 2 спецификации, в которой первая спецификация будет просто отменена новой правильной спецификацией.

Образец спецификации к договору поставки

г. Москва «02» сентября 2015г.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector