Как правильно ставить подпись

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

  • Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
  • Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
  • А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  • учредительные документы организации;
  • должностная инструкция;
  • локальные нормативные акты;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.
Читать еще:  Правильно поставить катушку зажигания

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

  1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
  2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
  3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

  • при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
  • при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

  1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
  2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
  3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Как расписаться в паспорте: 6 советов идеальной подписи

Паспорт — очень важный для человека документ, удостоверяющий его личность. Но документ действителен только при наличии в нем подписи владельца. Какую придумать подпись в паспорте, оригинальную, уникальную, чтобы нельзя было ее подделать и в то же время простую, чтобы в дальнейшем можно было легко повторить ее при подписывании важных документов.

Подпись в паспорте и других документах должны совпадать, иначе они не будут признаны действительными. Расписавшись в документе при получении, вы уже не сможете изменить свою подпись. Поэтому необходимо заранее потренироваться и придумать красивый оригинальный автограф.

Почти все перед получением паспорта испытывают муки творчества, исписывая множество листов бумаги в поисках идеального сочетания букв и совершенных линий. Да, придумать подпись для паспорта — занятие не из легких.

Что же делать, если тетрадь уже исписана и не вмещает все варианты, паста в ручке вот-вот закончится, а автограф еще не придуман? Возможно эти советы помогут вам в создании самой главной подписи в вашей жизни:

1. Важный совет при выборе подписи на паспорт: помните, что должны будете воспроизводить личную подпись в близком к оригиналу варианте огромное количество раз, поэтому подпись должна быть не слишком сложной для вас.

2. Напишите свою фамилию на листе бумаги и посмотрите на нее. Самый простой вариант — сокращенная фамилия с закорючками в конце или вся фамилия, если короткая, и так же, с красивым росчерком на конце. Такая комбинация букв для подписи в паспорте быстро запоминается и ее легко запомнить и повторить в будущем (впрочем это может быть и существенным минусом).

3. Если фамилию брать за основу не хочется, есть другие варианты подписи в паспорт:

  • скомбинировав начальные буквы ваших инициалов;
  • одна буква плавно переходит в другую;
  • можно букву расположить внутри другой, например такое легко можно проделать с буквами «е»,«о»,«с».

Можно придумать красивое сочетание еще каким-то другим образом — творите и подбирайте наиболее понравившиеся варианты!

4. Посмотрите, как расписываются ваши родственники, поищите в интернете автографы известных людей. Позаимствуйте у них идею, расписывайтесь, добавляя свои оригинальные элементы.

Читать еще:  Поставить правильную цель жизни

5. Желательно, придумать оригинальную подпись на паспорт, чтобы была компактной, не очень длинной, иначе в некоторых ситуациях это может доставить неудобства: часто бывает, что в документах места для подписи очень мало.

6. Эффектная подпись в паспорте конечно важна, но не стоит переживать из-за этого настолько, чтобы бросать все дела или не спать ночами из-за того, что не можете выбрать вариант подписи для документа. Поверьте, когда вы в будущем будете ставить свою подпись в многочисленных контрактах, вам будет неважно, так ли эффектна ваша подпись среди конкурентов (хотя и это наверно будет приятным фактом).

Многие желали бы забрать документ домой, чтобы красиво расписаться в паспорте в спокойной обстановке, потренировавшись перед этим еще пару десятков раз. Однако таков закон, положено расписаться в паспорте в момент получения. Поэтому придумать личную подпись в паспорт необходимо заранее, потренируйтесь дома и будьте готовы поставить свой главный автограф на самом важном документе в вашей жизни!

Перед самым ответственным моментом, не волнуйтесь, проверьте ручку, чтобы чернила не размазались — и уверенно ставьте вашу главную подпись в паспорте, которую вы наверняка отточили до совершенства!

Как правильно ставить подпись

Для справки: Как всё-таки правильно говорить — «роспись» или «подпись»?
Многие люди путают слова «подпись» и «роспись», придавая по ошибке им одно и то же значение. Но необходимо разъяснить, что эти слова — разные, и обозначают далеко не одно и то же. Подпись — это и есть та самая уникальная закорючка, которая есть у каждого человека, имеющего паспорт. Слово «роспись» имеет совершенно другой смысл — это может быть роспись молодоженов в Загсе, или же роспись стен в храме.

Значение подписи для человека:

  • Характер человека на бумаге
    Опытный графолог с легкостью может определить по подписи не только пол человека, но и скрытые черты характера, его эмоциональное, внутреннее состояние.
  • Принятое решение
    Подписывая документы, человек оставляет свой след на них. Подпись подтверждает свое согласие или не согласие. Она выражает волю.
  • Идентификатор человека
    Подпись носила важнейший характер в истории человечества — вспомните хотя бы значение подписания международных договоров, законов, реформ. А подписи королей, царей, императоров, и великих президентов?

Подпись паспорта, загранпаспорта, любых документов, должна удовлетворять трем неизменным критериями:

  • Уникальность.
  • Сложность в воспроизведении.
  • Быстрота в исполнении.

Это — не шутка, подпись должна быть индивидуальной для каждого, и к тому же ее необходимо делать быстро, сочетая со сложностью в исполнении другим человеком. Только Вам должно быть известно, как выполняется Ваша подпись.

Как придумать уникальную и запоминающуюся подпись — инструкция

  1. Буквы из фамилии
    Свое творчество над обдумыванием подписи стоит начать с экспериментов над собственной фамилией. Традиционно используют первые три буквы.
  2. Буквы из имени и отчества
    Еще одной неотъемлемой частью подписи являются буквы из имени или отчества, или все разом. Попробуйте сначала поставить одну заглавную букву фамилии, а затем две строчные буквы из имени.
  3. Латинские буквы
    Все чаще в подписи стали использовать буквы из латинского алфавита. Можно поработать с буквами, которые не пересекаются с кириллицей. Вырисовывается масса вариантов для интересной подписи с буквами «D, F, G,U, L, V, Z, Q, W, R, S, J, N».
  4. Мужская и женская подпись
    Характерные отличия: четкие линии — для мужчин, и более сглаженные линии — для женщин.
  5. Неразборчивый росчерк
    Отличительной чертой для вашей подписи неизменно станет росчерк. Это может быть серия ломаных линий, и что-то в закругленном варианте.
  6. Буква на букве
    Конец одной буквы становится началом другой буквы. Они дополняют друг друга, добавляя необыкновенности вашей подписи, и что главное — уникальности.
  7. Тренироваться!
    Действительно, очень важно старательно потренироваться на белом чистом листе бумаге над исполнением подписи. Это должно делаться быстро, а выглядеть не менее изящно, чем, если бы Вы выводили ее тщательно. Впереди предстоит подписывать массу документов, поэтому стоит отточить навык «быстрой подписи».

Опубликовано марта 2, 2014 в рубрике: Карьера;

У меня считаю подпись очень даже хорошо выглядит на бумаге. У меня в подписи есть заглавная буква моего имени и три буквы фамилии. Лично мне нравится и пишется она просто и быстро.

У меня может и не очень оригинальная подпись, да и мелковатая, как мне кажется. Но вот не могу я в каком-то документе слишком размашисто писать. Все время кажется, что я только займу лишнее место в документе.
А подпись у меня состоит из моих инициалов: буква имени, буква отчества, а поверх них — буква фамилии, и небольшая закарлючка в конце. Вот так.
А у моего папы очень красивая подпись. Хотя она тоже не очень крупная, но буквы такие красивые. Ее никто не сможет повторить.
Очень, кстати, важно, чтобы подпись была сложная для повторения другими людьми — тогда ее вряд ли кто-то сможет подделать.

Оформление реквизита «подпись»

  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Проверка проекта документа

С лужба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции секретаря 1 ).

Читать еще:  Определите правильно ли данное высказывание

Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:

  • просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
  • анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации – автора документа. Оценивается правильность применения бланка того или иного вида;
  • проверяется правильность оформления двух атрибутов реквизита «подпись», которые появляются в проекте документа до его подписания: наименование должности и расшифровка подписи (фамилия с инициалами). Здесь обращается внимание на полномочия вписанного должностного лица подписывать подобные документы. Важно в каждом документе отслеживать логическую взаимосвязь реквизитов автор – текст – подпись, отвечая на вопрос: имеет ли право то должностное лицо, наименование должности и расшифровка подписи которого указаны в проекте документа, принимать решения, сформулированные в тексте документа от имени его автора.

Оформление перечисленных реквизитов обычно сверяется с требованиями Инструкции по делопроизводству организации, в которой, как правило:

  • закреплены положения пока еще действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», или
  • напрямую сделана отсылка к тексту этого стандарта, чтобы иметь возможность отвечать на «риторический» вопрос: «А где это прописано?»

Обратите внимание, что с 1 июля 2017 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Поэтому далее в статье мы будем сравнивать рекомендации этих стандартов.

Настоящая статья была опубликована в журнале до переноса срока вступления в силу нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 на год позже – с 1 июля 2018 года. Почему это произошло, вы можете узнать здесь

Только корректный документ передается на подпись уполномоченному руководителю. Дата и индекс оформляются службой делопроизводства после проставления им личной подписи.

Документ приобретает юридическую силу после оформления всех идентификационных реквизитов: автор, дата, индекс, текст, подпись.

13) автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

57) подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58) подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Составные элементы подписи

Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • собственноручная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.

Новый ГОСТ, как и прежний, рекомендует в подписи инициалы ставить перед фамилией, а также отказаться от использования каких-либо скобок и косых черт.

Сокращенное наименование должности в подписи

Практикум по ТК РФ: чем отличается подпись от росписи

В Трудовом кодексе РФ есть два термина: «подпись» и «роспись».

Первый в тексте встречается 20 раз, второй — 17.

«Подпись» — это собственноручное написание лицом собственной фамилии, имени, инициалов или их частей (элементов), как правило содержащее индивидуальные особенности, позволяющие визуально отличить подпись одного человека от подписи другого.

Посмотрим, как в Трудовом кодексе применяется термин «подпись»: «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.» (ст. 66 ТК РФ).

Термин используется для указания на собственноручную подпись работника (представителя, опекуна и др.) в каком-либо документе, который должен быть этим лицом подписан.

А что тогда понимается под словом «роспись» в Трудовом кодексе? Является ли «росписью» собственноручная подпись работника?

Термин «роспись» применяется для подтверждения факта ознакомления работника с какой-либо информацией или документом, уже составленным и подписанным другими лицами.

Например: «Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами» (статья 68 ТК РФ).

Кто должен делать «роспись»? Работник или работодатель? Является ли эта «роспись» каким-либо документом, например, журналом проведения инструктажей или журналом ознакомления с приказами? Или это не документ, а некая запись в документе? Где эта «роспись» должна в таком случае быть сделана? В приказе, в журнале, в ведомости?

Например, будет ли соблюдено требование статьи 22 ТК РФ, если представитель работодателя в ведомости напишет: «С приказом № 1 от 01.01.2019 года машинист Иванов И. И. ознакомлен. Делопроизводитель Петрова А.А.»?

Автор несерьезно предполагает, что требование об ознакомлении «под роспись» будет формально соблюдено, ибо статья 22 ТК РФ, как и другие цитируемые статьи, не указывают на собственноручную подпись работника.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector