Содержание

Правильно составить акт уничтожении документов

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  • Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

    Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

    Инструкция по заполнению акта

    1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
    2. В основную часть акта вписывают
      • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
      • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
      • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
    3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.
    Читать еще:  Правильно выщипать подобрать форму бровей

    Хранение акта

    После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

    Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

    Вопросы хранения документов бухгалтерского учета мы рассматривали в нашей отдельной консультации. А что делать с документами после того, как сроки их хранения истекли? Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

    Изъятие бухгалтерских документов

    Бухгалтерские документы организации, по которым срок временного хранения установлен до 10 лет включительно, считаются документами текущего характера и не включаются в архивный фонд организации. В течение данного срока они хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются (абз. 2 п. 2.3 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

    Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения.

    Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

    Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно. Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (абз. 5 п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя.

    В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.

    Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов

    Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме. При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.

    Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте.

    Приведем образец акта на уничтожение бухгалтерских документов.

    Общество с ограниченной ответственностью «Экостор»
    121351, г. Москва, ул. Кунцевская, д.26
    ИНН 7731332719 / КПП 773101001

    Утверждаю Мохов

    Генеральный директор Мохов О.Л.
    08.11.2016

    об уничтожении документов
    от 07.11.2016 № 1

    Экспертная комиссия в составе председателя комиссии — заместителя генерального директора по общим вопросам Плугова Н.Г., членов комиссии: главного бухгалтера Нестеровой О.Р., бухгалтера Мякининой С.П. и заведующего складом Щеглова В.А. составили настоящий Акт о том, что 07.11.2016 были уничтожены следующие документы:

    6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

    Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и налоговых деклараций. Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.

    Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех юридических лиц действуют единые правила.

    Причины уничтожения документов

    Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

    Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

    • Порча документации в результате возгорания или затопления;
    • Хищение бумаг;
    • Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).

    Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

    В этой статье вы можете узнать, как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении и скачать ее образец.

    Что представляет собой акт об уничтожении документов?

    Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения. Документ содержит полный уничтоженных наименований. Обязательно указываются нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми ликвидирована та или иная бумага.

    Акт об уничтожении документов утверждается и подписывается только после того, как будет окончена процедура фактического уничтожения документации.

    Узнать, как составить акт проведения инвентаризации и скачать его образец, вы можете по ссылке.

    Что нужно проверить при составлении акта?

    • Приведение полного перечня уничтоженной документации;
    • Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
    • Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

    Что говорит законодательство?

    Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

    Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

    Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

    • В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
    • Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
    • Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.
    Читать еще:  Правильно наносить тональный крем румяна

    Госархивом установлены правила, регламентирующие хранение. Их перечень утвержден 6 октября 2006 года. Согласно данному нормативно-правовому акту, документы хранят:

    • Непродолжительное время – от одного года до пяти лет;
    • В течение длительных сроков (от 10 до 75 лет);
    • Некоторые документы вообще нельзя уничтожать.

    Тип архива не имеет значения: документы могут храниться как в собственном, так и принадлежащем компании архиве.

    Перечень устанавливает следующее:

    • Годовая налоговая отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
    • Годовая балансовая и бухгалтерская отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
    • «Первичка» (первичная учетная документация) хранится пять лет;
    • Кадровую документацию хранят в течение 75 лет. Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее.

    Комиссия, сформированная в учреждении, отбирает документы, которые нужно хранить постоянно. Такой список составляется по возрастанию (от начала года к его окончанию). Четыре экземпляра этого списка подписывает руководитель.

    Документы с бессрочным периодом хранения отправляются в государственный архив или помещаются в собственный. Каждый год составляется приказ с указанием ответственного за сохранность лица.

    Акт об уничтожении документов – образец заполнения:

    Образец акта об уничтожении документов ООО Рассвет.

    Утилизация архивных документов

    Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2015 года, с 1 января 2016 года можно начать процедуру уничтожения. Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.

    Акт об уничтожении документов содержит множество дат, отображающих хронологию событий:

    • Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;
    • Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
    • Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;
    • Дата утверждения акта руководства;
    • На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
    • После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).

    Акт утилизации документов – образец заполнения:

    Образец акта утилизации документов ООО Шредер.

    Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ – читайте здесь.

    Порядок составления акта

    Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).

    Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

    • Наименование дела (общее название документа);
    • Крайние даты;
    • Номер документа по описи или номенклатуре;
    • Количество хранящихся экземпляров;
    • Период хранения;
    • Статьи согласно Перечню.

    Как составить доверенность на право подписи документов и какие полномочия можно передать по этому виду доверенности, вы можете узнать в нашей новой публикации.

    Сроки хранения

    Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

    Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и бухгалтерскую отчетность трогать нельзя, это также касается различных балансов.

    Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:

    Образец акта об уничтожении документов

    Как оформить уничтожение документации

    Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их необходимо уничтожить. Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21)

    Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

    Образец акта о выделении документов к уничтожению

    Порядок заполнения

    Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:

    • Иванов И.И. – председатель комиссии;
    • Петров И.Н. – секретарь;
    • а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

    По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

    Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

    Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.

    Шаг 3. Заполним табличную часть:

    • укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
    • укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
    • заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
    • номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
    • далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
    • запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
    • укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.
    Читать еще:  Как правильно ставить свечи ректально

    Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.

    Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

    Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

    Сроки хранения бухгалтерских документов

    Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.

    Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:

    • сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
    • квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

    Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).

    Образец акта на уничтожение документов

    За годы работы любая компания накапливает лишнюю документацию, избавиться от которой правильно поможет акт об уничтожении документов. Этот несложный в оформлении документ зафиксирует, от чего именно и каким образом избавилась фирма. Рассказываем, в каких ситуациях и по каким причинам утилизируют утратившие силу бумаги, у кого есть такое право, что написать в акте об уничтожении и сколько его хранить.

    Причины утилизации документов

    Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации. Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности. Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их. Законная причина избавления от ненужных документов только одна — истёкший срок хранения.

    Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку. Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий.

    Учтите, что истечение срока хранения необязательно должно становиться причиной утилизации. Если документ требуется в работе, можно и нужно сохранить его.

    Порядок утилизации документов

    Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации. Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).

    На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:

    • заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
    • годы;
    • количество дел или листов;
    • сроки хранения;
    • в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.

    Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.

    Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени. Шредер справляется с небольшими партиями бумаг, но его нужно отдельно покупать или арендовать. Сдать часть архива специализированной компании, которая уничтожит его — самый простой вариант (если в передаваемых бумагах нет секретных данных или подрядчик гарантирует конфиденциальность).

    Далее пишут отдельный акт или делают отметку, что документы уничтожены в уже подготовленных актах на уничтожение.

    Обзор законодательства

    У любой организации есть право разработать собственный порядок утилизации устаревшей части архива. В его основу стоит положить:

    • Закон об архивном деле.
    • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте.
    • Перечень типовых управленческих архивных документов.
    • Основные правила работы архивов организаций.

    Необходимо соблюдать законодательно установленные сроки хранения разных категорий. Например, у бухгалтерских документов он не может быть меньше 5 лет с даты окончания отчётного периода. В остальном компании свободны в обращении с документацией, методах её утилизации и документальном оформлении.

    Образец Акта об уничтожении документов

    Рассмотрим образец акта на уничтожение документов. У него нет единой унифицированной формы, поэтому любое юридическое лицо вправе разработать свой вариант бланка. Рекомендуется отразить в шаблоне следующую информацию:

    • наименование и реквизиты фирмы;
    • наименование документа;
    • состав комиссии, приказ о её создании (номер и дата);
    • номер акта на уничтожение, который подготовили в архиве;
    • список утилизированной документации в виде таблицы, с указанием категории, сроков хранения и количества листов (папок, коробок, килограмм);
    • способ уничтожения;
    • дата;
    • подписи всех членов комиссии.

    Срок хранения актов об уничтожении

    Другой важный вопрос — сколько составляет срок хранения актов об уничтожении документов. Время обязательного хранения таких документов составляет 5 лет, но рекомендуется сохранять их весь период существования компании. Дело в том, что подтверждение уничтожения того или иного акта, отчёта или договора может потребоваться даже через несколько лет. Например, в суде.

    Заключение

    Уничтожать архив предприятия с истёкшим сроком хранения может только специально созданная комиссия, которая проведёт экспертизу и подтвердит, что они утратили силу и не представляют ценности для компании. Утилизация обязательно оформляется актом, в котором перечисляют, что именно и в каком виде уничтожено. У такого акта нет унифицированной формы, но рекомендуется представлять информацию в виде таблицы с точным указанием наименований, годов и количества утилизированных документов.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector